¿Qué es el Depósito Legal?

El Depósito Legal es el sistema de conservación documental más ambicioso que existe y aspira a reunir todo lo que se publique en cada país.

Se sostiene en la obligación por parte de editoriales, responsables de autoedición y productoras de depositar para uno o más centros de conservación ejemplares de sus publicaciones.

Es la garantía de que lo que publiques hoy se pueda consultar siempre. Da igual que sea un libro, una película, una revista, un periódico, un videojuego, un cartel, un mapa o un marcapáginas; tu creación de hoy es el patrimonio del mañana.

Tu obra es parte de nuestra historia y con el Depósito Legal la haces memorable.

Los ciudadanos pueden dirigir siempre sus dudas y consultas sobre el Depósito Legal al correo electrónico depositolegal@bne.es. Les responderemos con la mayor precisión y premura posible.

Historia del Depósito Legal

En España el antecedente del Depósito Legal se remonta a 1616 para la Biblioteca de El Escorial y a 1716 para la Real Librería Pública de Felipe V en Madrid, hoy Biblioteca Nacional de España. Con Felipe V y la Real Librería Pública, lo recogido por este sistema quedaba abierto a la consulta de profesores e investigadores.

La completa organización del Depósito Legal para España se realizó mediante el Reglamento del Servicio de Depósito Legal aprobado por Decreto de 23 de diciembre de 1957 (PDF) (BOE n. 17, de 20.1.58). Esta norma establece el sistema del número de Depósito Legal y de gestión por oficinas de Depósito Legal, dos pilares fundamentales que hoy siguen vigentes.

Funcionamiento del Depósito Legal

El 30 de julio de 2011 se publicó en el B.O.E. la Ley 23/2011, de Depósito Legal.

Las editoriales tienen que tratar con las oficinas de Depósito Legal situadas en la provincia en la que tengan su sede social. A las personas que se autoediten les corresponde también la oficina situada en la provincia en la que tengan su sede social, que suele ser la misma en la que están empadronados. Las oficinas dependen de las Comunidades Autónomas.

Es en estas oficinas donde las editoriales y personas que se autoediten tienen que solicitar los números de Depósito Legal; este paso es previo a la publicación de sus obras. En las oficinas tienen también que hacer entrega de los ejemplares que establezca la legislación.

Los números de Depósito Legal deben de figurar en un lugar visible dentro de las publicaciones. La solicitud de estos números es obligatoria y gratuita.

Son objeto de Depósito Legal, todas las obras bibliográficas, sonoras, visuales, audiovisuales y digitales, producidas o editadas en España, por cualquier procedimiento de producción, edición o difusión y distribuidas en cualquier soporte, tangible o intangible.

El 10 de julio de 2015 el Consejo de Ministros aprobó el Real Decreto que regula el Depósito Legal de las publicaciones en línea. Este real decreto desarrolla la Ley 23/2011, de 29 de julio, de Depósito Legal, en la que se consideran por primera vez objeto de Depósito Legal los sitios web y las publicaciones en línea.

Las publicaciones nacidas digitales que no van a ser distribuidas en formato físico no llevan número de Depósito Legal. El editor o productor de sitios web y demás publicaciones en línea de acceso restringido estará obligado a facilitar la recolección de los mismos.

La Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de Depósito Legal actualiza y optimiza la anterior normativa para hacerla más adecuada y efectiva en el escenario dinámico y cambiante de la creación cultural y editorial actual.

La principal novedad de esta ley es la inclusión de los archivos digitales previos a la impresión de los libros, folletos y publicaciones seriadas. Este avance permitirá ahondar en las tareas de conservación del Depósito Legal al garantizar la preservación de las maquetaciones. Igualmente, supondrá un ahorro en el coste de futuras digitalizaciones.

Otro objetivo prioritario que se busca es facilitar una herramienta en la persecución de los usos ilícitos de estos archivos en internet mediante la aplicación de una huella digital en colaboración CEDRO a las publicaciones de todas aquellas editoriales que lo soliciten.

La plataforma para la recogida de los archivos digitales previos a la impresión es https://deposito.dl-e.es/

Sobre la forma de hacerse una cuenta y el manejo de la misma, se ha preparado este Tutorial.

Otra novedad destacada es la inclusión de los videojuegos en la tipología de creaciones culturales. Antes entendidos dentro de los documentos audiovisuales, tendrán ahora su propio apartado para conseguir el depósito de la edición completa de esa tipología documental.

Igualmente, se incluyen las publicaciones de impresión bajo demanda destinados a una comunicación pública y que vayan más allá del ámbito familiar. Se trata de obras que se imprimen para responder a pedidos concretos. De ellas se reclaman dos ejemplares para la BNE. La entrega del archivo digital no es una obligación en estos casos.

La Ley reconoce y fortalece el papel de la BNE como coordinadora y asesora entre los centros y depósitos regionales, así como su deber de seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre Depósito Legal.

Información adicional para personas autoeditoras

Las personas que se autoediten —es decir, que publiquen sus propias obras sin la mediación de una editorial profesional—, están obligadas a cumplir con todos los trámites del Depósito Legal siempre que tengan su sede social en España.

Esto incluye también a aquellas personas que autopubliquen sus obras con Amazon ya que Amazon no es una editorial ni cumple funciones de edición.

Amazon da facilidades de distribución y tiene su web como punto de venta; además ofrece el KDP como una herramienta de trabajo para maquetar el libro. Pero ni el distribuidor ni el vendedor son los responsables de cumplir con el Depósito Legal. Autopublicar con Amazon es autoedición y en ningún momento exime del cumplimiento del Depósito Legal.