¿Qué es la reprografía al público? La forma de acceder, previo encargo, a todos los documentos de la Biblioteca Nacional de España (BNE) desde cualquier punto del mundo. ¿Todos los documentos se pueden reproducir? “Sí –contesta contundente Clara Ortega, Jefa del Servicio de Programas de Preservación- aunque en algunos casos especiales es necesario restaurarlos primero o utilizar equipos o soportes especiales. Damos acceso a todo y facilitamos la difusión de la colección a todo el que no pueda desplazarse”.

Los usuarios que físicamente vienen a la BNE también necesitan copias (imágenes digitales, fotocopias, fotografías, transparencias, diapositivas, grabaciones sonoras, videograbaciones…) y estas peticiones son atendidas por el Servicio de Reprografía.

Además de las fotocopias de obras posteriores a 1958 en buen estado que pueden realizar por sí mismos los usuarios en las salas, en el año 2010 hubo 6.063 solicitudes de reproducción de documentos (cada una con una media de cuatro o cinco documentos) y se llegaron a realizar, una vez pagados los costes de realización de las copias, 4.372. En total los usuarios solicitaron al servicio la realización de casi 650.000 reproducciones.

Las solicitudes se pueden realizar a través del formulario que aparece en la web, por correo electrónico, fax o en persona, aunque las peticiones a distancia aumentan cada año y actualmente en persona sólo se realizan una tercera parte.

Una vez que llega una petición el proceso es el siguiente: cada departamento comprueba que existe realmente en la BNE la obra y que se puede reproducir. Se recaban los datos necesarios para la reproducción y se elabora un presupuesto (las tarifas están en la web).

Se paga, por adelantado, -hace muchos años se entregaban las reproducciones y luego a veces no se abonaban-, en persona o a través de una cuenta del Banco de España, y se manda la orden a los laboratorios de reproducción.

“La mayor parte de las solicitudes son de imágenes digitales –destaca Clara Ortega-.. Imágenes de resolución media o alta si es para usos editoriales. También utilizamos mucho el laboratorio de fotografía porque a veces se requieren transparencias, fotografías en blanco y negro o imágenes digitales de muy alta calidad".

En el laboratorio de reprografía se digitalizan los microfilmes o se imprime en papel. Todos los laboratorios de reproducción también trabajan para satisfacer las necesidades de la propia institución.

Una vez que el producto que se pide está listo, se recopila todo lo solicitado en la misma petición (un mismo usuario puede hacer peticiones muy distintas y están en diferentes procesos en laboratorios distintos) y se avisa al solicitante para que, o bien venga a recogerlo, o se le envía por correo certificado. “Al mismo tiempo que cumplimos con las peticiones estamos alimentando el enorme banco digital de imágenes de la BNE. Además, las obras que pueden consultarse en la Biblioteca Digital Hispánica o en la Hemeroteca Digital generan al servicio de reprografía, cuando se quieren solicitar imágenes de mayor resolución o permisos de uso público”.

Instituciones culturales, universidades, fundaciones, productoras, editoriales, otras bibliotecas, museos, instituciones públicas y empresas culturales en general son los principales usuarios del Servicio de Reprografía. “Es importante también el investigador que está escribiendo un libro o una tesis o hasta estudios personales”.

Europa, con Francia e Italia a la cabeza, EE.UU., América Latina –sobre todo Argentina- y Japón, son los destinos principales de las copias de la colección de la BNE.

¿Qué pasa con la espinosa cuestión de los derechos?

“En la solicitud se especifica que las copias son para uso privado. El usuario tiene que aceptar que hará uso de las reproducciones dentro de la legislación de propiedad intelectual. Cuando la obra está en dominio público la BNE se encarga de conceder permisos de uso público (uso editorial, comunicación pública, uso publicitario, página web, etc.) de las reproducciones. Los permisos tienen un coste básico, y además las instituciones públicas o sin ánimo de lucro tienen tarifas reducidas.

El Servicio de Reprografía es de los únicos que produce beneficios. En el 2009 se ingresaron por servicios de reprografía y permisos unos 333.000 euros.

“Damos un servicio que es bueno en calidad, aunque a veces nos excedemos en el tiempo. Nuestro reto es agilizar los plazos y solventar con rapidez los problemas derivados de la propiedad intelectual. Debemos hacer que el sistema sea casi al cien por cien a través de internet. Además, es necesario aplicar la ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.”, concluye Ortega.