Del 19 al 23 de enero, 257 personas han dejado su actividad habitual en la Biblioteca para dedicarse al recuento de documentos. No se trata sólo de libros, sino de todo lo que conserva la BNE; libros, folletos, revistas, discos, DVD, mapas,... Una revisión periódica, ejemplar por ejemplar, de todos los depósitos, que tiene como finalidad detectar obras que aún no están integradas en el catálogo automatizado, que se encuentran perdidas o mal colocadas, o que tienen necesidades de conservación que no habían sido detectadas en el uso cotidiano de los documentos.

Esta es una práctica que se empezó a hacer anualmente y de forma sistemática desde 2008 y que obliga a cerrar las salas de lectura a los usuarios durante unos días, pero que redunda en beneficio de la conservación del patrimonio bibliográfico y también de su difusión, objetivos principales de una biblioteca patrimonial.

Por ello, las dos sedes, la de Recoletos y la de Alcalá, dedican cinco días al año, siempre en la tercera semana completa de enero, a reorganizar o comprobar escrupulosamente la sala de prensa y revistas, el depósito general de monografías, el deposito de fondo antiguo, el de música o el de bellas artes y cartografía, entre otros espacios. Con el fin de que libros, revistas, manuscritos, grabados, partituras, discos de vinilo, DVD, mapas, y otros documentos, estén bien colocados y catalogados.

Pero esta tarea empieza unas semanas antes del recuento, cuando se prepara toda la logística de revisión de un fondo que, entre las dos sedes, suma unos treinta millones de documentos y trescientos setenta y cinco kilómetros de estanterías. Por lo que cada año se revisa una parte y este año se han podido recontar un total de 336.720 documentos.

Por ejemplo en la sede de Alcalá, que alberga casi 20.000 millones de títulos, han comprobado este año que unos 90.000 estén bien colocados y descritos en Unicorn, y que esté todo correcto en depósito y en la base de datos. Para ello, han trabajado en esa sede un total de 22 personas en 11 equipos.

Mientras, en Recoletos, en el Depósito General, este año han revisado las plantas octava y undécima, donde se han recontado más de cien mil libros siguiendo el mismo método que en los otros departamentos: uno lee el libro y otro lee el listado, para que corresponda con lo que pone en el catálogo. El Departamento de revistas ha centrado este año sus trabajos en la planta décima de ese mismo Depósito General, habiendo revisado este año casi 9.000 ejemplares.

Este año 2015, además, se han incluido en el catálogo automático algunos libros del fondo antiguo que hasta ahora sólo estaban en fichas manuales.

En otro depósito de la BNE, en la sección de Música, entre revistas, carteles, catálogos de editoriales o programas de conciertos, se han revisado unos 26.000 documentos (sobre todo partituras y discos compactos) durante esta semana.

Se verifica que cada documento está bien colocado y correctamente catalogado en Unicorn, porque un documento mal colocado es un documento perdido. Y tampoco se olvidan ningún año de revisar el buen funcionamiento de los reproductores y otros equipos, tan importantes para los usuarios.

En el Depósito de Bellas Artes y Cartografía, este año se está haciendo un recuento de los folletos de la Real Sociedad Geográfica. Un fondo que no es propio de la BNE, pero lo custodia la Biblioteca, y del que se deben comprobar anomalías o fallos de trascripción de los documentos.

Mientras, en otra parte del mismo depósito, otros compañeros revisan los atlas antiguos, una tarea que debe realizarse hoja por hoja, y los mapas modernos, aquellos que van desde 1900 hasta la actualidad. Esta última tarea la realizan los “revisores” encaramados a lo que ellos llaman el “papa móvil”, una pequeña plataforma con ruedas a la que se suben para llegar a todos los cajones de los archivadores.

Y es que la cartografía es complicada por el tamaño de los mapas, que van protegidos según su importancia y tamaño, en diferentes carpetas. Por eso aquí es esencial el trabajo en parejas, que facilita el manejo de los mapas y el recuento de los títulos, registros y códigos de barras de cada uno de ellos.

En la Sala de Prensa y Revistas han revisado estos días la colección de revistas de libre acceso (cerca de 400 títulos), o sea, las de los últimos tres años, que los usuarios pueden consultar en sala. De modo que retiran el año más antiguo (este año han retirado las de 2012) para enviarlas al Depósito General y permitir así la ampliación de la colección en sala (hacer espacio para las publicaciones de 2015).

Al final de cada jornada, en todas las secciones, las plantillas, debidamente impresas, se entregan a los responsables de contabilizar los resultados, para pasarlas a los catalogadores, que corrigen todos los errores detectados, y finalmente, al Departamento de Preservación y Conservación, que toma nota de las incidencias para planificar las tareas de restauración y encuadernación.

Pasada esta “semana blanca”, se hace balance de todo lo recontado; 5.691.541 documentos desde 2008 de los casi treinta millones que forman parte del patrimonio nacional preservado en la Biblioteca Nacional desde 1712. El año que viene seguirá el recuento.

Texto: Patricia Esteban Vídeo: Inés Tadeo