Effective written communication for successful management

Robert P. Holley

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 63, n. 1, 2023, p. 101-110

La comunicación escrita efectiva es una parte vital de una gestión exitosa. Los administradores usan la comunicación escrita para completar muchas tareas, como responder correos y elaborar instrucciones para los empleados o informes para los superiores. También deben ponerse en contacto con personas ajenas a su institución, como en el caso de campañas de publicidad, invitaciones a la biblioteca o peticiones de dinero. El autor propone varios pasos a seguir a la hora de escribir. Lo primero es valorar la importancia del documento. Algunas tareas se repiten habitualmente y su redacción es formularia hasta el punto de que tener un modelo en el que rellenar algunos espacios es suficiente. El siguiente nivel son los documentos internos que tienen cierta importancia pero que no van a tener consecuencias más allá de la biblioteca. Otros documentos sí exigen una atención especial, como decisiones importantes sobre el personal o cambios en las normas. Otro elemento es tener en cuenta a quién va dirigido el escrito. Los altos puestos de la administración no necesitarán muchas explicaciones sobre la estructura de la organización. Por su parte, el público general debe obtener un documento que sea rápida y fácilmente comprensible. También hay que tener en cuenta los objetivos del texto, el tono (que puede ser serio o informal) y algunos principios generales: usar frases cortas y comprensibles y utilizar un vocabulario común. El objetivo principal de la escritura es compartir información con suficiente claridad, por lo que los administradores deberían evitar cualquier ambigüedad, dar toda la información necesaria al lector, no dar datos contradictores y ser claros sobre la respuesta que se espera obtener. Tras la redacción del texto, es necesaria una revisión atenta que incluya la corrección ortográfica, mejorar la utilización de las palabras, evitar las redundancias y la falta de claridad. En los casos de documentos más importantes, se recomienda imprimir el texto y revisarlo sobre el papel, ya que siempre se detectan algunos errores que habían pasado inadvertidos. También son útiles las herramientas de corrección automática, pero hay que tener cuidado porque pueden realizar correcciones erróneas y comprometedoras. El autor concluye el artículo con dos consejos: dar siempre al lector un motivo para leer el documento tanto en el encabezamiento como en la primera frase del texto; y cuando hay que dar malas noticias, usar un estilo llano y limitado a los hechos que incluya la información necesaria sin añadir comentarios.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2022.2146444