Marilín Isis Molina López, Yorlis Delgado-López, Maritza López Milanés

Culturas. Revista de gestión cultural, ISSN 2386-7515, Vol. 6, n. 1, 2023, 1-17

Las ciencias de la comunicación refuerzan el cumplimiento de la función social de los archivos. La gestión, planificación y adecuado uso de sus herramientas propicia la valoración de estas entidades y de su mayor recurso: el patrimonio documental. El objetivo del presente artículo es analizar los elementos que sustentan la gestión de la comunicación en instituciones de archivo, a fin de cumplir estas con su función social desde la difusión archivística y para la preservación de la memoria histórica. Al mundo de los archivos se asocian tres funciones principales: la administrativa (reforzada por leyes y reglamentos que protegen determinados derechos de los ciudadanos), la cultural (relacionada especialmente con la investigación histórica) y la social.  Esta última es la más recientemente identificada y tiene que ver con el acercamiento y la difusión de los archivos a la sociedad. Ese acercamiento se genera en la propia institución, a través del diseño e implementación de acciones comunicacionales, con objetivos bien marcados y medios idóneos según la naturaleza de cada una de las actividades concebidas y de cada tipo de público caracterizado. La planificación y gestión de estas actividades deberán formar parte de la estrategia de comunicación de la entidad. En el contexto de los archivos se puede hablar de la comunicación institucional como el proceso de intercambio de mensajes que se realiza en el interior del archivo y entre los miembros de este con los públicos externos, para lo cual requiere de diferentes medios y soportes. Los objetivos de esta se dirigen a: integrar a los colaboradores a los objetivos, metas y normas de la institución; favorecer el desarrollo de los grupos y el trabajo en equipo; incrementar la motivación; ayudar a los miembros de nuevo ingreso a integrarse; fomentar la participación del personal; hacer más transparente a la organización. Los medios para realizar la comunicación externa incluyen los medios masivos de difusión, la comunicación con los usuarios, con la localidad y con el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos. Las TIC son también una herramienta valiosa para la comunicación institucional y la difusión archivística. Además de la web propia, se pueden usar las redes sociales. La planificación estratégica en comunicación para las instituciones de archivo, debe estar basada en la investigación, en los resultados del diagnóstico de comunicación aplicado en la institución y las necesidades de difusión archivística detectadas.

https://doi.org/10.4995/cs.2023.19312