The library of the future: a scenario-based approach

John Oliver, Martin Reid & Katy Gray

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 63, n. 1, 2023, p. 27-41

La incertidumbre global alcanzó niveles sin precedentes en los últimos años, lo que ha creado un dilema para los dirigentes a la hora de desarrollar una dirección estratégica a largo plazo para la prestación de servicios. Una herramienta de gestión que permite a los equipos directivos desarrollar una estrategia en entornos de trabajo inciertos es Scenario Planning. Este artículo examina el uso de esta herramienta en el House of Commons Library Service (HoCL). HoCL brinda servicios de investigación e información a la cámara baja del Parlamento del Reino Unido, es un servicio fiable e imparcial muy valorado por los usuarios. El Programa de Restauración y Renovación a largo plazo del Palacio de Westmister, donde está ubicado el HoCL, creó muchas incertidumbres, ya que el Servicio tendría que mudarse, lo que implicaba la reubicación de casi toda la colección física y la reubicación de los servicios presenciales a un destino desconocido. Para desarrollar respuestas estratégicas flexibles HoCL utilizó Scenario Planning. El enfoque utilizado en este proyecto fue originalmente concebido por Garvin y Levesque en la Harvard Business School. Ofrece un enfoque claro, simple y estructurado con una progresión lógica en el proceso analítico que proporcionó múltiples puntos de vista y “representaciones visuales” del futuro. Aunque este enfoque es altamente prescriptivo, permite un alto grado de pensamiento creativo, donde múltiples puntos de vista y opciones estratégicas para el futuro den como resultado una forma menos determinista de emprender el desarrollo estratégico. El proceso implica identificar las fuerzas macro y micro que están creando la mayor incertidumbre en relación con una elección estratégica esencial denominada “Cuestión clave” para una organización. Estas fuerzas impulsoras se reducen a dos que se denominan “incertidumbres críticas”. Esto proporciona la base de un marco de escenarios en el que cada incertidumbre crítica se presenta dentro de una matriz de 2 X 2, con cuatro cuadrantes diferentes de grados bajos y altos de incertidumbre en el futuro. En esencia, este marco obliga a los equipos directivos a considerar escenarios claramente contrastados y, al hacerlo, les permite reflexionar sobre cómo gestionarán la organización en las condiciones de trabajo más inciertas. En cada escenario se elige un “titular” que apoye la narrativa que desarrolla los detalles de cada mundo futuro. A continuación, los equipos directivos identifican las “implicaciones” de cada escenario en relación con la “cuestión clave” y las respuestas estratégicas (opciones) más adecuadas para afrontar cada escenario. Por último, se desarrollan “señales de alerta temprana” para supervisar y evaluar la emergencia de un escenario sobre otro y se utilizan para iniciar una reevaluación estratégica del plan de escenarios.  El resultado del proyecto permitió al equipo directivo tener una perspectiva diferente sobre cómo “gestionar” la incertidumbre estratégica al considerar como cada escenario cambiaba la dinámica de trabajo y las implicaciones para la provisión de servicios bibliotecarios.

https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/01930826.2022.2146439