Data-Driven monographic weeding project for a medium-sized government library: a case study

Adrienne Hieb & Sian Seldin

Collection management, ISSN 1545-2549, Vol. 42, n. 1, 2022 p. 74-83

Este artículo trata sobre el exitoso proyecto de expurgo basado en datos de una biblioteca gubernamental de tamaño medio. El proyecto utilizó dos componentes innovadores e interconectados: un proceso en el que se usaron varios criterios para decidir de manera sistemática con qué libros quedarse y cuáles descartar; y otro proceso que usaba diferentes datos y estrategias automatizadas para asegurarse de que se habían tomado las decisiones correctas.

El proyecto de expurgo de monografías se inició estableciendo tres objetivos principales: reducir la colección en al menos un tercio en un corto periodo de tiempo; asegurarse de que los materiales que permanecieran satisficieran las necesidades de los usuarios; y conservar la naturaleza histórica y única de la colección. Para conseguirlo, fue necesario evaluar aproximadamente 30.000 títulos en un periodo de un año y medio, para lo que era necesario utilizar algunas estrategias de automatización. El proyecto tuvo dos fases principales. La primera, a su vez, se dividió en cuatro pasos: diferenciar entre materiales básicos (que resultaron ser el 96%) y no básicos; separar los materiales básicos por fechas de adquisición y circulación; separar los títulos más antiguos por su historial de circulación y fecha de publicación en los últimos 20 años; y separar los títulos más antiguos de los que había otros ejemplares disponibles en los fondos de OCLC. La siguiente fase en el proceso se guio por una estrategia basada en datos para evaluar los materiales restantes. Era importante mantener muchos títulos de este conjunto basándose en la importancia de sus materias, autores y editoriales. La estrategia incluyó la obtención de datos internos y externos centrándose en estos criterios. Tras enmarcar cada material en estas categorías, se utilizaron solo los criterios de materia e influencia de los autores. Si una monografía cumplía ambos requisitos, se conservaba automáticamente. Por último, los bibliotecarios de investigación usaron su experiencia para realizar una última revisión, poniendo en valor la importancia del juicio humano. El proyecto de expurgo se completó a finales de 2020 y se consiguió reducir la colección de monografías en un 35%. El éxito se puede atribuir a cuatro factores: establecer unos objetivos claros y un calendario razonable; crear y utilizar un flujo de trabajo bien diseñado; analizar los datos internos y externos; y confiar en los métodos de automatización y en la opinión de los bibliotecarios expertos.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01462679.2021.2015500