Robust to overwhelming: a case study on planned abandonment for GIS services

John Watts y Sierra Laddusaw

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 61, n. 3, 2021, p. 347-357

El abandono planificado de servicios bibliotecarios obsoletos no es una práctica desconocida, si bien no es habitual su aplicación en el caso de servicios populares. Los autores del artículo realizan un estudio de caso sobre el abandono planificado del software de gestión de sistemas de información geográfica de la biblioteca de la Universidad de Texas A&M debido a la excesiva carga de trabajo y la falta de planificación estratégica, inabordable por su reducido personal.

Partiendo de la práctica de abandono planificado diseñada por el consultor de negocios Peter Drucker, se plantean la pregunta de si, sabiendo el nivel de trabajo y recursos reales que supone mantener el servicio, lo contratarían en la actualidad en el caso de no disponer ya del mismo. La respuesta es negativa, ya que, a pesar de la alta demanda, no consideran que el aprendizaje de un software tan complejo y la distribución de licencias de programas de análisis científico sean tareas tradicionalmente ofrecidas por bibliotecas académicas. No obstante, aunque la gestión del servicio supera la capacidad de los empleados de la biblioteca, se trata de un recurso esencial para las necesidades curriculares y de investigación de la universidad, por lo que no realizan un abandono total, sino una transición hacia un sistema colaborativo donde las partes interesadas del entorno universitario puedan compartir las responsabilidades de gestión del servicio. La metodología seguida consiste en la recolección y análisis de los siguientes datos: documentación de las tareas habituales relacionadas con el servicio y su duración, estadísticas de soporte técnico, datos sobre el uso de las licencias, cantidad de personal universitario con licencias de uso y formación sobre el uso del programa. Los resultados demostraron que los empleados dedicaban un significativo porcentaje de su tiempo a la gestión de las licencias y al soporte técnico del software (con una duración media de entre 5 y 30 minutos por consulta) en detrimento de otras actividades más acordes con la misión y los objetivos de la biblioteca tales como desarrollo de la colección, formación de usuarios o labores de referencia. El estudio del tipo de usuario más frecuente permitió identificar a las facultades y partes interesadas que podrían colaborar potencialmente en la distribución de responsabilidades de gestión del servicio. Una vez discutidas las condiciones y realizado el reparto, la biblioteca tuvo finalmente la oportunidad de centrarse en sus demás objetivos y planificar nuevas áreas de innovación. En definitiva, los autores proponen la necesidad de aumentar la investigación y los estudios de caso de abandono planificado de servicios (incluidos aquellos emergentes poco funcionales y no solo los que estén en declive) para que la idea de dejar atrás el pasado y abrazar el futuro no sea solo una cuestión filosófica, sino que se transforme en acciones concretas como su proyecto.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2021.1883371

Resumen elaborado por Elena Esteban Jiménez