Luis Casado de Otaola

TRIA, ISSN 1134-1602, n. 23, p. 37-46

El artículo transcribe la ponencia del autor en las VIII Jornadas Técnicas de Archivos en la Administración Local. A pesar de lo que da a entender el título de esta reflexión y debate archivístico, no todos los archiveros son esencialmente los mismos profesionales, ni tienen los mismos perfiles. Los archivos centrales, como el del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social al que pertenece el ponente, se orientan, más que a la conservación y a la investigación retrospectiva, a la gestión de documentos cuyos valores de gestión no están claros siquiera para las Unidades que los produjeron, y cuyos valores patrimoniales futuros están por demostrar.

Como Jano Bifronte, que encarna el logo del Conseil International des Archives, los archivos centrales contemplan al pasado y vislumbran el futuro, con la complejidad que ello añade al trabajo del archivero. El marco jurídico tiende así mismo a complicarse e internacionalizarse en normas estrictamente técnicas (la normativa ISO), y afecta a campos sectoriales aparentemente inconexos, como el patrimonio histórico y la administración electrónica, o la transparencia y la protección de datos personales. El entorno de hecho del que disponen los archivos centrales para alcanzar los requisitos formales, técnicos y legales son los recursos disponibles, las responsabilidades atribuidas al personal, el sistema de archivos en el que se inserta el archivo concreto, y el bagaje histórico de decisiones, actuaciones u omisiones sobre la documentación que custodia. Así también condicionan la actividad del archivo la organización a la que sirve como servicio auxiliar, y los usuarios finales. La extensa lista de tareas asignadas a los archivos centrales del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado (AGE) por los artículos 10 y 14 del Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre no refleja la realidad archivística del archivo central, pues a ellas se han de añadir trabajos de coordinación archivística departamental y de gestión documental reguladas en los artículos 13 y 15 del mismo Real Decreto, que generalmente van a recaer sobre las Unidades de Archivo Central. Ante este panorama, los archivos centrales deben abandonar la posición pesimista sobre su situación, que produce tedio a los responsables que tienen la posición para solventarla, y ponderarse como instituciones que, a pesar de estar infradotadas de personal, medios materiales y económicos, tener instalaciones insuficientes e inadecuadas y sufrir graves disfunciones en el sistema de archivo, conservan, identifican, describen, y valoran los documentos, proporcionan a los ciudadanos el acceso a la información protegiendo a su vez sus datos personales y preparan, aunque progresivamente y por parcelas, el “Archivo Electrónico” y “único” para la transición hacia una administración plenamente electrónica.

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Resumen elaborado por Edén Tejón Pérez