Ana Martín Bravo

TRIA, ISSN 1134-1602, n. 23, 2019, p. 25-33

Una de las intenciones de las VIII Jornadas técnicas de Archivos Municipales, en las que se inserta el artículo, fue abordar los retos comunes de la archivística en distintas instituciones, a fin de encontrar las mejores soluciones a ellos. El Reglamento de 1876 del Museo del Prado encomendaba al secretario la conservación de los documentos administrativos. Hoy, se encargan de ello un técnico de gestión documental y un ayudante de archivos; y existe en la institución desde 2008, el Área de Biblioteca, Archivo y Documentación para aunar los servicios documentales del museo.

En 2009, asumió el papel de Centro de Estudios del Museo del Prado el Casón del Buen Retiro, al que se trasladaron el personal y los fondos por contar con espacios adecuados para los depósitos y para consulta común. Con ello, el archivo pasó de tener una función interna para el museo, a ser un servicio para la sociedad. Hubo gracias a ello un cambio de mentalidad: si la documentación vuelve a entrar en circulación, su información se convierte en un “principio" de conocimiento. A cambio, se suman las opiniones de los ciudadanos, a quienes no debe defraudar el museo, que lo creen necesario para “hacer la cultura más accesible” y que consideran que debe ser puntero en el desarrollo de la difusión cultural. Es indispensable, por tanto, un esfuerzo extra del personal de archivo, de tal forma que la política de visibilidad ha de preverse como estrategia institucional, lo que la Dirección corroboró poniendo en marcha la difusión web. Ha sido imprescindible desde entonces la coordinación y el trabajo en sintonía con el Área de Desarrollo Digital. Las andanzas digitales del Archivo comenzaron priorizando la normalización y puesta en marcha de la descripción y la digitalización de los documentos, y la selección de cuáles habían de comenzar el camino: aquellos en relación directa con la titularidad de obras de arte, las series de “Adquisiciones de obras de arte” y “Legados y donaciones”, que respaldan al Museo del Prado como responsable de los bienes e informan sobre su procedencia. En 2011, se sustituyó la base de datos antigua por Albalá, para la gestión del Archivo, y Mediasearch, para las consultas de los usuarios, y se compró un escáner ex profeso para la digitalización. Hasta 2016, el público podía acceder a los documentos a través de la intranet del museo, y en 2017, el Prado era el primer museo español, y pionero en el mundo, en hacer sus fondos documentales públicos y accesibles en un Archivo Digital, en un sitio web que recolecta los datos de Mediasearch, pero que adecúa su diseño a la página del Prado para concienciar al público de que patrimonio documental, bibliográfico o artístico han de tener la misma visibilidad y relevancia. En la página de inicio aparecen las series documentales más consultadas y un buscador general, desde el que se puede acceder a una búsqueda avanzada, y ajustarla después de obtener los resultados. Aunque las cifras han mostrado un gran éxito en la consecución de que más tipos de público accedan al archivo, la tienda, las redes sociales, y las exposiciones temporales del museo se han sumado a la tarea de difundir documentos, haciendo ver al público general que los fondos documentales permiten acercarse desde otras perspectivas a las obras de arte y enriquecer el conocimiento sobre ellas.

https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2021/02/TRIA-n%C3%BAmero-23-Ana-Martin-Bravo.pdf

Resumen elaborado por Edén Tejón Pérez