Migration as a catalyst for organizational change in technical services

Geraldine Rinna & Marianne Swierenga

Technical Services Quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 37, n. 4, 2020, p. 296-299

Este artículo examina un periodo de cinco años, desde 2012 a 2017, en el que los servicios técnicos de la biblioteca de la Western Michigan University experimentaron un cambio integral: una migración del sistema de gestión bibliotecaria, la reducción del personal y una reorganización. El departamento de proceso técnico sufrió una tormenta perfecta de cambios acumulados. De ahí surgió un departamento moderno capaz de aprovechar el nuevo sistema con una fuerza de trabajo mucho menor. Los autores se centran en cómo el departamento fue capaz de gestionar esta cantidad de cambios para crear un servicio más eficiente, equitativo e innovador.

En 2012 era evidente que la biblioteca necesitaba un nuevo modelo de SIGB. A mediados de 2014 se había seleccionado una nueva plataforma de servicios bibliotecarios siguiendo el modelo de software como servicio (SaaS). En ese momento se inició la fase de migración e integración, que se completó en 2015, momento en el que el departamento de proceso técnico había experimentado una pérdida de personal, principalmente debido a jubilaciones, que llegó al 12%. Se formó un grupo de trabajo de reorganización con amplia representación de los trabajadores, el claustro y la administración. Este grupo se encargó de documentar los servicios y actividades bibliotecarias y examinar su relevancia basándose en un nuevo plan estratégico. Como resultado de sus recomendaciones, se realizaron cambios estructurales en la biblioteca. Los catorce departamentos existentes se redujeron a seis y se llevaron a cabo cambios significativos. El cambio organizativo supuso que la administración se centrara más en los bibliotecarios que en el departamento tecnológico. También se revisaron las descripciones de los trabajos para reflejar una estructura menos jerárquica que permitiera realizar tareas más complejas, permitiendo una mayor flexibilidad. Para conseguir hacer más con menos, se formó a los trabajadores y se revisaron los flujos de trabajo, para asegurarse de que estuvieran mejor distribuidos. Se cambió el proceso de automatización, que se reorientó para que los catalogadores se centraran en materiales raros y de archivo, creando metadatos ajenos a MARC para las colecciones digitales y se realizó un mantenimiento regular de la base de datos. La colocación de libros y la administración de la SIGB se simplificaron. La gestión tuvo como objetivo eliminar obstáculos para la innovación y el cambio, animando a la creatividad. Con menos trabajadores y nuevos proyectos siempre en desarrollo, se centraron os esfuerzos en el aprendizaje. Esto supuso que a veces hubiera que dejar de hacer cosas que se hacían desde hace mucho tiempo para que se pudiera hacer algo nuevo que beneficiara a los usuarios de la biblioteca.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/07317131.2020.1810439

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela