Working from Home: How We Managed Our Team Remotely with Technology

Monica D. T. Rysavy &Russell Michalak

Journal of Library Administration, ISSN 1540-3564, Vol. 60, n. 5, 2020, p. 532-542

Durante las primeras fases de la pandemia COVID-19, la biblioteca del Goldey-Beacom College y su Oficina de investigación institucional y formación, junto a todos los departamentos de la institución, tuvieron que empezar a trabajar desde casa de la noche a la mañana. Debido a que los servicios y las colecciones de la biblioteca eran prácticamente todos ya virtuales, y a los horarios dispersos de los empleados, afortunadamente ya se habían establecido herramientas y servicios para que los empleados se comunicaran y colaboraran de manera efectiva. Este artículo comparte lecciones aprendidas de este cambio dramático en la forma de trabajar, incluyendo estrategias para una colaboración y comunicación efectivas entre departamentos mientras se trabaja desde casa.

A medida que los servicios ofrecidos por las bibliotecas académicas se hacen más virtuales, los nuevos puestos se crean para apoyar estos servicios virtuales y la necesidad de estar físicamente presentes en la biblioteca disminuye. La tecnología no debería ser considerada un obstáculo a la hora de crear un puesto de trabajo a distancia. Las tecnologías que pueden ayudar al teletrabajo incluyen: VPN (red privada virtual), telefonía VOIP (por internet), ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tablets, software para conferencias web, software de mensajería instantánea y correo electrónico. Durante la COVID-19, los departamentos de la institución trabajaron desde casa utilizando una herramienta de comunicación clave, Slack. En ella se crearon canales para las diferentes materias, grupos de discusión, canales para comunicación individual (supervisor y empleado, para ocasiones en que no era necesaria la presencia de todo el grupo) y se repartieron actividades. Una herramienta introducida durante la primera semana de COVID-19 fue FlipGrid, que permite publicar en red contenidos accesibles a través de navegadores web y aplicaciones de todos los teléfonos inteligentes modernos, dando pie a que los participantes respondan con mensajes en vídeo de diferente duración. Para la gestión de proyectos se utilizó la aplicación Notion. Esta herramienta permite a los usuarios colaborar en una variedad de tipos de documentos, compartir tareas, hacer seguimiento de los objetivos cumplidos, y además tiene el bonus de ofrecer bases de datos de contenidos que pueden ser fácilmente compartidos entre los usuarios. Ya antes de la pandemia la institución usaba espacios SharePoint para compartir archivos. En esta ocasión se hizo un esfuerzo extra para asegurarse que todos los documentos se subían a SharePoint, aunque fuera más sencillo subirlos a Notion, ya que SharePoint es la solución oficial institucional, por lo que cualquier documento con datos sensibles debe estar en SharePoint, y para facilitar la continuidad, el acceso y la distribución de trabajo, es más efectivo almacenar todos los documentos en la misma plataforma.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2020.1760569

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela