Creating a Library-Wide Collection Management Cycle: One Academic Library’s Approach to Continuous Collection Assessment

Tricia Lantzy, Talitha Matlin & Judy Opdahl

Journal of Library Administration,  ISSN 1540-3564, Vol. 60, n. 1-3, 2020, p. 155-166

El desarrollo de un ciclo de gestión de la colección (CMC) en la biblioteca de la San Marcos University representó un cambio significativo respecto a prácticas anteriores, ya que previamente las evaluaciones de la colección se realizaban de manera ad hoc. La idea de crear una estrategia más consistente de gestión de la colección vino de un proceso de planificación estratégico del conjunto de la biblioteca.

Fue crucial la participación de todos los departamentos de la biblioteca. Un comité de colecciones de la biblioteca inició el desarrollo del CMC estudiando la bibliografía sobre buenas prácticas en la evaluación de colecciones bibliotecarias y sobre la implementación exitosa de proyectos similares publicados. El CMC evalúa la colección completa materia por materia, con cada área temática revisada cada cinco años. El ciclo selecciona las materias en revisión de acuerdo con el programa de estudio de la universidad. Esto reduce la duplicación del trabajo y las recomendaciones sobre las colecciones pueden hacerse en consideración a la acreditación y crecimiento o los cambios del programa académico. Un cronograma anual de ciertas actividades relacionadas con el ciclo asegura que no haya sorpresas para los departamentos de la biblioteca y ayuda a una comprensión colectiva de cómo cada departamento contribuye a la evaluación de la colección. Para otras instituciones académicas que están considerando implementar un proceso formal para evaluar las colecciones, se recomienda que el objetivo esté en la base del proyecto. Alinearse con la estrategia de la institución es vital para recibir el apoyo administrativo en un proyecto de estas dimensiones. La creación de un CMC continuo a través de un proceso que prioriza las opiniones de todos los departamentos y las impresiones de los usuarios fue un logro mayor. Sin embargo, hubo algunos problemas relacionados con la sincronización durante el desarrollo que ralentizaron el proceso. La creación de informes de datos sobre las colecciones divididos por áreas temáticas y que reflejaban múltiples recursos fue una tarea más complicada y llevó más tiempo de lo previsto. Para otras instituciones que realicen un proceso similar, los autores recomiendan recibir los comentarios no solo de todos los departamentos participantes, sino también de individuos que lleven a cabo tareas específicas. Esto habría permitido elaborar un calendario más realista en el lanzamiento de la nueva evaluación. Para acabar, también recomiendan que un individuo o comité se encargue de facilitar la continuidad del proceso. En este caso, el comité solo se ocupó de desarrollar el plan, comunicando y asignando las tareas de puesta en práctica a los jefes de departamento. La implementación hubiera sido más sencilla si hubiera habido un grupo o un individuo encargado de organizar el calendario.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2019.1677092

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela