Moving a large collection quickly: A study in chaos

Matthew Goldberg & Claudene Sproles

Journal of Access Services, ISSN 1536-7975, Vol. 17, n. 1, 2020, p. 33-45

La biblioteca de la University of Louisville’s Ekstrom necesitaba eliminar 260.000 ítems de sus estanterías y cambiar de lugar otros 95.000 en un periodo extremadamente corto de tiempo para rediseñar su tercera planta y convertirla en un espacio más moderno y acogedor para los estudiantes. La mudanza se enfrentó a tres desafíos: espacio, seguimiento de los ítems y personal suficiente para completar el proyecto.

Pese a que el proyecto terminó antes de lo previsto, el proceso no fue tan sencillo como se preveía. Problemas con el OPAC y falta de suficiente espacio de almacenamiento forzaron a reajustar el plan de manera improvisada, lo que provocó problemas que se tardará años en solucionar. La urgencia creada por el poco tiempo disponible hizo que la mayoría del personal se involucrara en el proyecto, manteniendo solo las funciones esenciales como atención a los usuarios y préstamo interbibliotecario. El siguiente problema fue la disponibilidad de los libros. Ya que no era posible una mudanza por lotes en estanterías temporales, se necesitó una solución de transición. Se decidió que todos los ítems en movimiento aparecieran como prestados a usuarios falsos creados para la ocasión en el módulo de circulación. El último reto importante fue también el más crucial: el espacio. Como último recurso se decidió llevar los ítems a áreas específicas donde se colocaron de forma aleatoria sin ningún orden en particular y sin seguimiento de los ítems de manera individualizada. De manera subyacente al programa se encuentra la relación entre velocidad y rigor. Se espera que para volver a la situación anterior se tardará años en desenvolver paquetes y lograr una ordenación por ítem. Según los estándares, el proyecto fue un éxito. Sin embargo, los fallos en el seguimiento de los ítems, especialmente en el OPAC, resultaron ser complejos e imprevistos. Se aprendieron varias lecciones. Primero, para determinar el tiempo para la mudanza se debe tener un visión panorámica. Un proyecto de esta magnitud debería tener idealmente un marco temporal de como mínimo doce meses, pero se le dio diez semanas. Pero pese a los problemas, hubo algunos resultados positivos, cómo la flexibilidad o la fuerte cooperación interdepartamental. Todavía queda por ver cómo esta mudanza temporal de miles y miles de libros afectará a la biblioteca. Se predice un incremento de los préstamos interbibliotecarios, una mayor dependencia de los recursos electrónicos gratuitos y de pago, y algunas quejas de los usuarios respecto a la colección hasta que los libros sean bien colocados. A cambio, la biblioteca ha creado un espacio moderno, acogedor y abierto que los estudiantes disfrutarán por muchos años.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/15367967.2019.1688159

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela