Behind the scenes of the British Library Qatar National Library Partnership Digital operations and workflow management

Richard Davies and Sotirios Alpanis

Alexandria: The Journal of National and International Library and Information Issues, ISSN 0955-7490, Vol. 28, n. 2, 2018, p. 86-100

El artículo explora la colaboración entre la British Library y la Qatar National Library para dar acceso público a una gran cantidad de materiales. El núcleo de la cooperación fue la creación de un portal en línea gratuito que mejore la comprensión de la historia moderna del golfo Pérsico y Arabia, basándose en las colecciones de la British Library. En el trabajo  conjunto se puso énfasis en la gestión del flujo de trabajo y en el desarrollo de herramientas. Tradicionalmente la tarea de coordinación de los equipos recaía en el gestor del proyecto.

Sin embargo, debido a la variedad y complejidad del conjunto de procedimientos a completar, en los últimos años se ha desarrollado un equipo integrado de organización del trabajo, que ayuda a resolver los problemas que afronta un grupo de más de cuarenta personas que tratan convertir documentos históricos en sustitutos digitales de alta calidad. En lugar de trabajar reactivamente, cubriendo las tareas que otras personas no tienen tiempo de hacer, se procuró ayudar al resto del equipo a trabajar más fácilmente y de manera más eficiente. Cuando fue posible se desarrolló una estrategia Agile. Se realizaban reuniones periódicas en las que la gente planteaba preguntas y sugerencias. El trabajo diario al principio del programa se caracterizó por equipos con diferentes especialidades y disciplinas que intentaban idear cómo trabajar mejor juntos. Para mejorar el cumplimiento de los objetivos del programa, se creó un software que registraba el progreso de cada equipo en una base de datos SQL. Se creaba un informe automática que se enviaba a todos los líderes de equipo. Esto revolucionó la manera en que se gestionaban los informes, evitando la carga para los líderes de recopilar los datos y darles una utilidad. El flujo de digitalización no es proceso linear. Una vez que la catalogación básica estaba completada, el material se dividía en tres equipos: imágenes, traducción y derechos de reproducción. Con una mejor comprensión de los requisitos para asegurar una mejor coordinación del flujo de trabajo, se diseñó un software de horarios. El primer paso en integrar los horarios con el resto del software de flujo de trabajo fue el desarrollo de una mesa de organización. Como resultado de este proyecto, la coordinación de contenido se integró dentro de las herramientas de organización del trabajo.

https://journals.sagepub.com/doi/full/10.1177/0955749019839604

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela