El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso
El repositorio digital en la Administración General del Estado: la culminación de un proceso
5 de Marzo de 2020
Elena Cortés Ruiz
Revista Tria, ISSN-e 2444-9954, n. 22, 2018
La idea de cómo ha de ser un repositorio digital ha variado sustancialmente desde el momento en que empiezan a implantarse los medios telemáticos: el concepto del archivo final como un servidor-almacenador de objetos digitales, se reveló desde un primer momento insuficiente. Solamente diseñando una correcta arquitectura del sistema se podrá hablar de un repositorio digital en los mismos términos en que se habla de un archivo analógico, ya sea de oficina, central, intermedio o histórico.
El desarrollo de las Normas Técnicas de Interoperabilidad y de otras herramientas han permitido que la administración electrónica sea un hecho y los problemas que en un primer momento se señalaron se han ido solventando paulatinamente: cómo distinguir un documento de otro en un entorno de carpetas digitales; cómo establecer las series documentales; cómo saber cuántas veces ha sido modificado un documento; quién ha accedido a él; de qué forma y cuándo se ha de realizar una transferencia electrónica y lo que esto significa. En un entorno atomizado y en constante evolución, la interoperabilidad no sólo es una consecuencia lógica, sino también una obligación acuciante. Para una gestión eficaz de los documentos electrónicos lo primero es establecer un cuadro de clasificación funcional. Es necesaria la elaboración de un repertorio de series que permita encajar la documentación generada en entorno digital de forma automatizada. En segundo lugar, es imprescindible establecer los calendarios de conservación. Por último, se hace necesario fijar exhaustivamente los metadatos que deben acompañar a toda la gestión. Una vez diseñada esta estructura, solamente queda el desarrollo de una serie de herramientas eficaces de gestión y para ello el Portal de la Administración Electrónica ha puesto algunas a disposición de los usuarios, caso de InSIDe o Archive. Completada la arquitectura del sistema, el repositorio digital puede recibir las transferencias documentales, en los plazos fijados por los calendarios de conservación y recuperar la información, cuando sea requerida, a través de las correspondientes herramientas de visualización.
Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela