Using E-Journal Subscription Inventories to Improve Internal Documentation and Patron Access

Sandra Gall Urban

Technical Services Quarterly, ISSN 1555-3337, Vol. 36, n. 3, 2019, p. 269-280

Los bibliotecarios encargados de la selección de ingresos en la Adelphi University Libraries (AUL) toman decisiones de suscripción a nivel de títulos para las revistas electrónicas e impresas que no están incluidas en las bases de datos y en las colecciones de revistas electrónicas de la universidad. El departamento de adquisiciones contrata estas suscripciones a través de un agente de publicaciones periódicas y se ocupa de su seguimiento utilizando el sistema integrado de gestión bibliotecaria (SIGB) y Serials Solutions.

Los usuarios cada vez demandan más un acceso instantáneo y en línea al contenido de las revistas, y la AUL ha cambiado los formatos de suscripción cuando ha sido posible, pero no siempre ha podido integrar de manera fiel el acceso en línea a sus registros bibliotecarios. Este artículo describe el proceso por el que AUL ha clarificado los detalles de sus suscripciones y ha actualizado los registros internos para proporcionar una información más precisa a los usuarios a través del catálogo en línea y un listado de revistas de la A a la Z. La biblioteca está suscrita a 651 cabeceras, y de estas menos de una cuarta parte no tiene contenido en línea. Según las estadísticas internas, el número de revistas impresas en la colección de la biblioteca ha caído de 1.250 títulos en 2004 a solo 258 en 2018. En este mismo periodo, el número de revistas electrónicas suscritas ha pasado de 32.605 a 87.949. Para mejorar los detalles de los registros y proporcionar un acceso confiable a los usuarios, se procedió a examinar la lista de títulos individuales, comparando el acceso real con la documentación interna, y actualizando los registros y los datos. Para ello se crearon dos hojas de cálculo para uso interno, una detallando el vocabulario estandarizado para usarlo en los diversos tipos de suscripciones, y otro que sirviera como inventario. Con los datos actualizados, el departamento de adquisiciones junto al equipo informático pudo actualizar registros al activar los títulos, actualizar las fechas de acceso y borrar información incorrecta en Serial Solutions para que cuadraran con los datos recogidos en el inventario. Este proyecto cumplió el objetivo inmediato de mejorar la documentación interna sobre conjuntos específicos de la colección de la AUL, pero no resolvió algunos problemas graves con los fondos de la biblioteca para los volúmenes impresos.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/07317131.2019.1621568

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela