Dominique Maurel, Christine Dufour et Natasha Zwarich

La Gazette des archives, ISSN 0016-5522, n. 245, 2017, p. 81-96

Los archivos deben hacer frente a problemas de conservación, seguridad, integridad, autenticidad y accesibilidad de documentos. Estos problemas han aumentado con el uso de las tecnologías de la información. La respuesta a estos desafíos debe permitir el control de la información a través de la gestión de contenidos, de soportes y de tecnologías utilizadas. La puesta en funcionamiento de un sistema de gobernanza de la información (GI) como marco de responsabilidad organizativa ofrece soluciones prometedoras. Pero no existe ningún estudio que documente cómo afrontan las organizaciones esta GI. Este artículo trata sobre un proyecto piloto que pretende retratar la política de diversas organizaciones canadienses respecto a la .GI.

El concepto de GI ha tenido diferentes sentidos, pero desde los 90 se entiende como un modo colectivo de toma de decisiones para alcanzar un objetivo común que precisa de unas reglas y estructuras. La implantación de un sistema GI debe responder a exigencias jurídicas, políticas, económica y éticas. Se deben tener en cuenta la aproximación elegida (centralizada o descentralizada), los participantes y sus papeles específicos, los objetivos, el marco jurídico y reglamentario y los indicadores de valoración. En este proyecto la GI incluye muchas funciones, especialmente relativas a la gestión de datos masivos, documentos administrativos y de archivo, acceso a la información, etc. Los principales resultados de este estudio son: la percepción del concepto de GI, con el que el 94,9% de las organizaciones consultadas están familiarizadas, aunque la mayoría lo asocia con la gestión de documentos administrativos y de archivo; respecto a los departamentos encargados de la GI, las respuestas son muy variadas, predominando los gestores de documentos administrativos y de archivos y la unidad de tecnologías de la información. También abundan los grupos de trabajo multidisciplinares, principalmente de alto nivel, cuya misión es elaborar políticas y directivas para mejorar la gestión; en cuanto a la categoría de los empleados encargados de la GI, se reparte entre gestores de documentos administrativos, gestores tecnológicos, archivistas y responsables de acceso y protección de datos personales; entre los mecanismos para la puesta en práctica de la GI más citados se encuentran la planificación estratégica, las medidas de actuación, el análisis de procesos y el análisis de riesgos informacionales; los elementos que suscitan preocupación por la GI son los riesgos informacionales, la gestión de cambio, las exigencias operacionales y el respeto al marco legal, y como frenos a la implantación de la GI se han señalado la falta de apoyo de instancias superiores, la falta de recursos financieros o la cultura organizativa. Estos resultados demuestran la necesidad que tienen los archivistas de unas normas internacionales como las ISO 30300, que permitan la unificación de las prácticas. La perspectiva multidisciplinar de la GI también exige la adquisición de nuevas competencias por parte de los archivistas, en especial en tecnologías de la información.

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela