Claudene Sproles and Randy Kuehn

Journal of access services, ISSN 1536-7975, Vol. 11, n. 4, 2014, p. 219-228

Este artículo describe el proceso de selección, preparación, carga, recuperación y mantenimiento de ejemplares en un sistema de almacenamiento y recuperación automatizado en la William F. Ekstrom Library de la University of Louisville. En 2006, en respuesta a la falta de espacio de la biblioteca, se construyó una nueva ala y se instaló un nuevo Sistema de Recuperación Robótica (SRR, en adelante). Este sistema de almacenaje con temperatura y humedad controlada, tenía una capacidad de 600.000 volúmenes y un acceso rápido y automatizado a los materiales para los usuarios. La actual popularidad y éxito del sistema surgió de una cuidada planificación.

Una vez completada la instalación del SRR se analizó qué ejemplares se debían almacenar allí. De acuerdo a la literatura, se decidió que serían los ejemplares con menor uso, los que son difíciles de almacenar, los frágiles, los de gran tamaño, las monografías científicas y técnicas antiguas, y los documentos gubernamentales. Dado que el sistema SRR realiza el seguimiento por el código de barras, sólo se colocaron en los contenedores ejemplares catalogados. El SRR y Voyager (SIG de la Biblioteca) son sistemas independientes, pero trabajan juntos por medio de un software puente. Voyager está equipado con un módulo de sistema de recuperación automatizado que sirve como base para la configuración y transferencia de información al SRR, pero el SRR no es capaz de transmitir datos al sistema Voyager. Existen tres tipos de mensajes que transmite Voyager: solicitud para recuperar un ejemplar, solicitud para agregar un ejemplar, y solicitud para eliminar un ejemplar. En la práctica, sólo el primero está verdaderamente automatizado. En el SRR cada robot está completamente automatizado. Los contenedores de libros están organizados basándose en un sistema de coordenadas y los libros están organizados por tamaño. Esto facilita el manejo de los contenedores y hace irrelevantes las signaturas. Entre las ventajas del sistema se señalan: liberar espacio para otros usos; los usuarios no tienen que buscar físicamente para recuperar ejemplares; el uso de algunos materiales aumenta; los materiales se mantienen en condiciones óptimas por la climatización y; se tiene un mejor control de la colección. Entre las desventajas se cuentan que los usuarios y el personal ahora no pueden hojear los libros; los usuarios ahora tienen que consultar el OPAC para buscar ejemplares; los ejemplares del SRR son inaccesibles ante un corte de luz; dificultad en realizar expurgos; fallos mecánicos; los contenedores se llenan rápidamente de polvo y; los usuarios necesitan más formación para utilizar el sistema.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera