Leonore England & Jennifer Diffin

 Journal of electronic resources librarianship, ISSN 1941-1278, Vol. 26, n. 3, 2014, p. 193-202

 Este artículo presenta el proceso organizativo llevado a cabo en la Biblioteca de la University of Maryland University College (UMUC) para la gestión de los recursos electrónicos (ERM, en sus siglas en inglés). La UMUC es una institución de educación a distancia, con la mayoría de los cursos en línea, y su Biblioteca no es tradicional, no tiene espacio físico, sólo una pequeña colección de libros impresos, y los servicios y recursos están principalmente en línea. En 2013, debido  a la creciente demanda de gestión de recursos electrónicos, se formó la Unidad ERM.

Como la Unidad sólo cuenta con dos personas, se pensó desde el principio dar un enfoque racionalizado, buscando soluciones que se aplicasen a bajo coste o sin coste, que no fueran demasiado complejas y que se pudieran gestionar fácilmente. Para organizar la Unidad ERM se utilizaron herramientas de la web 2.0, fáciles de conseguir en la UMUC y que se han readaptado con éxito a la ERM: LibGuides y software Jive. Como parte del proceso se creó una localización central, inicialmente la unidad ERM estableció su localización en Microsoft Word, de ahí se paso a una herramienta más polivalente: LibGuides. El sitio central que gestiona la esencia del trabajo de ERM se dividió en ocho pestañas: 1. Inicio: noticias y temas de actualidad; 2. Comité: hace el seguimiento de temas, proyectos y plazos; 3. Conferencias: la unidad está involucrada en las conferencias de la biblioteca; 4. Herramientas de ERM: como EBSCO Discovery Service, actualizaciones SFX y migraciones de plataformas de proveedores; 5. ERMS: listas de control, concesión de licencias, contratación, presupuestos y asuntos financieros; 6. ERM ampliado: control de las suscripciones; 7. Transición del 1 de julio: señala la gestión de proyectos al cambio del año fiscal; 8. Publicaciones. El sitio central ha permitido una mejora en el control de los procesos y de muchos proyectos. En 2012, la UMUC introdujo el sitio ENGAGE, una herramienta de red social para la comunidad de la Universidad que utiliza la tecnología Jive y que sustituyó a la Intranet y los sitios SharePoint. La Unidad ERM decidió trasladar el sitio central ERM a Jive, ya que ENGAGE permite comentarios y blogs, seguir los debates departamentales, publicar documentos y proyectos, formación y otras características. El establecimiento de la Unidad ERM en ENGAGE hizo que el acceso fuese más fácil, que aumentara el interés en la Universidad por los recursos electrónicos y dio visibilidad y reconocimiento al trabajo de la Unidad.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera