El depósito legal es la norma que permite a la Administración General del Estado y a las Comunidades Autónomas recoger ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier clase de soporte y destinadas por cualquier procedimiento a su distribución o comunicación pública. Su objetivo es recopilar la edición española, velar por su difusión, y preservarla y legarla a las generaciones futuras.

En el mes de mayo se aprobó la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal. Esta modificación persigue dos grandes objetivos: por una parte, adaptar la norma a los cambios que se han producido en el sector editorial; por otra parte, armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea. En depósito legal de las publicaciones en línea podrá encontrar más especificaciones sobre el depósito de este tipo de materiales.

Según la Disposición final tercera, la Ley 8/2022 entró en vigor el día 2 de enero de 2023.

• Se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, las publicaciones impresas bajo demanda, así como los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas. Además, se hace mención expresa de los videojuegos en este artículo.
• Entre las publicaciones excluidas del depósito legal, enumeradas en el artículo 5, se han incluido las estampas originales realizadas con cualquier técnica, las fotografías editadas, los pasatiempos y las publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar.
• El archivo digital previo a la impresión de libros y publicaciones periódicas será depositado por los editores en el servidor del centro de conservación de la comunidad autónoma que corresponda, o en el servidor de la BNE.
• Se ha procurado armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea, insistiendo en que los editores de publicaciones en línea están exonerados de la gestión del depósito legal y que serán los centros de conservación quienes determinen qué publicaciones en línea y qué recursos se capturarán o depositarán.
• La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas quedan reconocidas como centros de conservación.
• Se suprime la función de alta inspección de las competencias de la BNE.

La nueva normativa aclara que esta versión digital de la obra editada físicamente se entregará “en el formato utilizado por el editor, siempre y cuando exista dicho archivo” (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4). Los editores, por tanto, no tendrán que modificar sus objetos digitales, si no lo desean hacer. Todos los formatos de ficheros están permitidos pero se recomienda la entrega en formato PDF, sin marcas de agua y preferiblemente en un solo archivo, de tal manera que todo el contenido de un volumen se halle en un solo archivo, evitando, por ejemplo, dividir la información en cubierta y texto.

La BNE, en colaboración con los centros de conservación de las Comunidades Autónomas, ha habilitado un espacio web para realizar el depósito de estos ficheros digitales. En este sitio, disponible en https://deposito.dl-e.es/, los editores deberán registrarse para solicitar un usuario, que le permitirá realizar el depósito de estas publicaciones, siguiendo las instrucciones recogidas en https://www.bne.es/es/conocenos/adquisiciones/deposito-legal/deposito-versiones-digitales-previas-impresion.

El sistema permite la automatización de los envíos en el caso de aquellas editoriales que contemplen esta posibilidad.

La BNE facilitará la consulta de las publicaciones recibidas en soporte digital a los centros de conservación de las distintas Comunidades Autónomas, utilizando medios seguros de acceso, respetando la legislación sobre protección de datos de carácter personal y propiedad intelectual, como se ha venido haciendo desde 2015 con las publicaciones en línea.

Se hace mención expresa de los videojuegos en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, incluyendo todos los contenidos digitales y excluyendo los objetos tridimensionales que los acompañen (Ley 8/2022, artículo único, dos, n).

La gestión del depósito legal de los videojuegos dependerá de si tienen o no soporte tangible:

• Videojuegos en soporte tangible

El editor o productor solicitará a la oficina de depósito legal de su provincia el número de depósito legal. Dicho número será impreso en lugar visible del soporte de la obra. Una vez editado, y antes de su distribución o venta, el editor o el productor depositará 3 ejemplares en la oficina de depósito legal donde haya solicitado el número. Con ambas gestiones acaba la obligación del editor o productor con respecto al depósito legal de una publicación. La oficina de depósito legal, distribuirá los 3 ejemplares depositados de la siguiente forma: un ejemplar para la biblioteca autonómica, otro para la biblioteca pública de la provincia y otro para la BNE.

• Videojuegos en línea

En aquellos videojuegos que se encuentren acceso libre en internet, la responsabilidad de los editores y productores consistirá en facilitar el acceso para la captura de los recursos cuando la BNE o los centros de conservación que lo requieran. Mientras que en aquellos videojuegos que se encuentren en acceso restringido, será la BNE y/o los centros de conservación de las Comunidades Autónomas los que se pondrán en contacto con los editores o productores con sede en España y estos centros enviarán un enlace para que la empresa editora o productora realice el depósito, esto es, suba los archivos correspondientes en el formato en que se hayan editado. Con el depósito de la obra se incluirán los metadatos y herramientas o software necesario para que el videojuego pueda visualizarse de forma íntegra, de tal forma que con el paso de los años un ciudadano pueda acceder al videojuego sin merma de contenido, esto es, tal y como se editó en su momento.

En la Ley 23/2011 las publicaciones impresas bajo demanda figuraban en el artículo 5 entre las obras excluidas del depósito legal. Puesto que actualmente la mayoría de los editores utilizan este método de publicación, se ha convertido en una tipología muy representativa de la edición actual, por tanto, han de ser objeto de depósito legal (Ley 8/2022, artículo único, dos, d). La cantidad de ejemplares a depositar en la Oficina de DL correspondiente será de 4 (2 para la BNE). si bien la nueva normativa contempla la posibilidad de establecer reglamentariamente la entrega de un número menor de ejemplares (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4, a).

Además de las publicaciones impresas bajo demanda, se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas, pues tienen un contenido de interés bibliográfico significativo (Ley 8/2022, artículo único, dos, f, g). La cantidad de marcapáginas a depositar será de 3 (uno de ellos para la BNE). En cuanto a los catálogos de editoriales, librerías y subastas, se entregarán 4 ejemplares (2 para la BNE), como libros o folletos que son.

Aunque los carteles figuraban entre las publicaciones objeto de depósito legal en la anterior normativa (Ley 23/2011), por omisión errónea no aparecían en el artículo 10, donde se detallaban los ejemplares que debían ingresar en la BNE. La reforma de 2022 recoge esta tipología entre los materiales para la BNE (Ley 8/2022, artículo único, siete, m).

La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas son, según la nueva normativa del DL, centros de conservación del patrimonio cinematográfico español (Ley 8/2022, artículo único, ocho).

Una vez depositada una obra en un centro de conservación no podrá ser retirada, a no ser que haya una orden judicial que así lo dictamine. En la Ley 8/2022 se deja constancia de la condición irrevocable del depósito legal entregado en cualquiera de los centros de conservación: “Una vez constituido el depósito legal, los interesados no podrán retirar las obras depositadas por el solo hecho de no desear su comunicación pública” (Ley 8/2022, artículo único, seis, 3).

Las ediciones locales de un título de diario tendrán cada una de ellas un número de depósito legal propio dependiendo de la provincia donde se editen, de cara a que cada Comunidad Autónoma reciba las versiones locales de ese título; por ejemplo, las ediciones locales de El País se recibirán en la oficina de depósito legal de la provincia donde tenga la sede el editor local. La normativa anterior obligaba a que las versiones locales de un periódico se depositaran todas donde el diario tenía la sede principal, por lo que a la oficina de DL de Madrid llegaban, por ejemplo, todas las versiones locales de un periódico. A modo de ejemplo, con la nueva normativa la versión local del ABC de Córdoba, se entregaría exclusivamente en la oficina de DL de Córdoba, y no en la de Madrid, a pesar de que la edición nacional de ese diario tiene DL de Madrid. (Ley 8/2022, artículo único, diez, 14, 3 a).

La Ley 8/2022 ha suprimido la función de alta inspección de las competencias de la BNE. No obstante, se hace alusión a que esta Institución ejercerá un papel de coordinación y asesoramiento entre los centros conservadores, así como de seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre el depósito legal, ejerciendo las siguientes funciones (Ley 8/2022, artículo único, siete, 3; artículo único, nueve, 2):

a. Velar por el cumplimiento y aplicación de los principios y valores recogidos en la Ley 23/2011 y la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal.
b. Supervisar la adecuación de toda la normativa autonómica a la Ley 23/2011 y a la Ley 8/2022.
c. Establecer mecanismos de coordinación y cooperación con las comunidades autónomas y, en concreto, con sus oficinas de depósito legal, con vistas a conseguir el cumplimiento de la ley.
d. Colaborar para la unificación de procedimientos en el conjunto de las oficinas de depósito legal y en su mejora continua.
e. Asesorar, orientar e informar a los distintos sectores de la comunidad editorial en el ejercicio de sus derechos y en el cumplimiento de sus obligaciones.

• Colección de Decretos. Con sucesivos cambios de título recoge, en 35 volúmenes, la legislación de los años 1810 a 1845. Contiene los índices desde 1814 a 1845 (tomos 35 bis/1 y /2). 

Signatura: Z/3682. 

En 1846 recibe el nombre de: 

• Colección Legislativa de España.  Misma signatura. 

En 1898 recibe el nombre de: 

• Colección Legislativa de España. Legislación y Disposiciones de la

Administración Central. (Misma signatura). Mantiene esta denominación hasta diciembre de 1959.

• Gaceta de Madrid. Comienza a editarse el día 1 de abril de 1697 como periódico de información general, preferentemente en temas de política internacional, economía y literatura. Por Real Orden de 22 de septiembre de 1836 y Real Decreto de 9 de marzo de 1851 se le atribuye el carácter de instrumento oficial de publicación de las normas. A partir del día 2 de octubre de 1936 se publica el Boletín Oficial del Estado que termina sustituyendo definitivamente a la Gaceta.

Signatura: REVmicro/135. Actualmente puede consultarse también en línea en: BOE Colección histórica (Gazeta).

• • Diccionario de la Administración Española. Dirigido por Martínez Alcubilla, se publican seis ediciones entre 1858 y 1930. En cada una de las materias, ordenadas alfabéticamente, incorpora no sólo la legislación sino también, sintéticamente, la jurisprudencia y la doctrina aplicables. Cada edición es rigurosamente actualizada, incorporando todas las novedades aparecidas desde la anterior.  Signatura de la 4ª ed., 1886-1887: SA/34(460) ALCALÁ. 

Entre una y otra edición aparecen suplementos anuales que mantienen permanentemente actualizada la obra. Han recibido sucesivamente diversos nombres: Boletín jurídicoadministrativo, Apéndice al Diccionario de la Administración española, Anuario de legislación… hasta que cesa su publicación en 1971. (Signatura: Z/5850).

• Repertorio cronológico de legislación. Publicado por la editorial Aranzadi. Desde el primer volumen, correspondiente a 1930, se ha editado ininterrumpidamente. (Signatura: D/2177). La consulta se facilita a través del Índice progresivo de legislación, del cual se publican acumulaciones periódicamente. Signatura: Z/784

Boletines Oficiales: Comienzan a aparecer en el siglo XIX e incorporan la normativa estatal así como Circulares y disposiciones administrativas de rango menor relacionadas con el Departamento ministerial correspondiente (por ejemplo, en materia de personal: nombramientos, traslados…): 

• Boletín Oficial del Ejército. 1847-1852.  Signatura: REVdig/401
• Diario Oficial del Ministerio de la Guerra. 1888-1939.  Signatura: D/1526 
• Boletín Oficial del Ministerio de Comercio, Instrucción y Obras Públicas. 1848-51. Signatura: D/2603 

Continuado por: 

• Boletín Oficial del Ministerio de Fomento. 1852-1881.  Misma Signatura 
• Boletín Oficial del Ministerio de Hacienda. Desde 1850.  Signatura: D/1389 ALCALÁ 
• Boletín Oficial del Ministerio de Gracia y Justicia. 1852-1853 y desde 1910.  Signatura: Z/1674 
• Boletín Oficial del Ministerio de Estado. 1891-1937.  Signatura: D/1335 
• Boletín Oficial del Ministerio de Marina. 1900-1906. 

(No está en la BNE)

Continuado por: 

• Diario Oficial del Ministerio de Marina. Desde 1906.  Signatura: D/8522 ALCALÁ 
• Boletín Oficial del Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes. Desde 1910.  Signatura: Z/1342 ALCALÁ 
• Anuario legislativo de Instrucción Pública. 1889-1909.  Signatura: D/2717 

Continuado por: 

• Colección legislativa de Instrucción Pública. 1910-1935. Signatura: D/2678 
• Boletín Oficial del Ministerio de Trabajo, Comercio e Industria. 1924-1929.  Signatura: D/1391 

Continuado por: 

• Boletín Oficial del Ministerio de Trabajo y Previsión. Desde 1929.  Misma signatura 
• Boletín Oficial del Ministerio de Ultramar. 1869-1880.  Signatura: REVmicro/1703

Además puede consultar la base de datos en línea del Ministerio de Cultura: “Legislación Histórica”, que reúne las normas promulgadas en España y sus colonias desde el siglo X hasta el final del reinado de Isabel II (1868).