El Archivo de la Biblioteca Nacional de España, dependiente del Área de Asuntos Jurídicos, cumple, entre otras funciones, la de servir de apoyo a la gestión del Organismo Autónomo mediante la custodia de los documentos producidos por éste en el desarrollo de sus funciones y competencias.

Funciones

• Custodiar y servir a los investigadores la documentación histórica producida por la Institución
• Apoyar la gestión administrativa de este Organismo Autónomo prestando a los servicios y departamentos que lo integran todos aquellos documentos y expedientes que sirven de antecedentes para la tramitación de múltiples procedimientos o para la redacción de memorias, informes, convenios y proyectos
• Para ello, previamente, se hace cargo de la documentación producida por las oficinas de los distintos servicios, áreas y/o departamentos cuando su frecuencia de consulta disminuye y su volumen puede entorpecer la gestión diaria de los asuntos de su competencia. Es entonces cuando las oficinas transfieren la custodia de su documentación al Archivo

Historia

Casi una centuria después de las Constituciones de la Real Bibliotheca promulgadas por Carlos III en 1761, el Real Decreto de 7 de enero de 1857, por el que se aprueba el Reglamento de la Biblioteca Nacional, dispone, en su artículo 63, que sea el Oficial Secretario quien actúe como archivero, debiendo conservar “en buen orden cuantos papeles y documentos deban obrar en la Biblioteca y pertenezcan a su historia, régimen y organización”.

A comienzos del siglo XX se rompe la unidad del Archivo de la Biblioteca Nacional y su documentación se divide en dos partes: histórica y administrativa. En efecto, el Real Decreto de 18 de octubre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento para el régimen y servicio de las Bibliotecas públicas del Estado, encomienda a los Secretarios “tener a su cargo los Archivos de los respectivos establecimientos”, e introduce una importante novedad en el caso de la Biblioteca Nacional, en la que “los Catálogos e Inventarios fuera de uso, las cuentas antiguas aprobadas ya por el Tribunal, los expedientes de empleados fallecidos, la correspondencia literaria, los Registros y demás documentos de que no pueda esperarse que sean en alguna manera necesarios para el despacho de los asuntos, formarán una serie independiente para la historia del establecimiento en la Sección de Manuscritos del mismo” (art. 26.1). Sin embargo, esta disposición no será cumplida al pie de la letra, y parte de la documentación del Archivo, conocida entonces como “libros y papeles de la Secretaría”, se mezclará con la colección de manuscritos, recibiendo incluso signaturas propias de esta sección.

La Orden del Ministerio de Educación Nacional de 20 de diciembre de 1957, por la que se aprueba el nuevo Reglamento de la Biblioteca Nacional, establece, en su artículo 42, las funciones que competen al Secretario General como Jefe de los servicios administrativos, entre las cuales está la de “conservar y mantener en perfecto orden el Archivo administrativo de la Biblioteca Nacional y redactar las estadísticas y Memoria anual”.

El papel marginal que, en los últimos años, ha ocupado el Archivo en el seno de la Biblioteca Nacional llegó a su punto culminante en la segunda mitad de la década de los ochenta del siglo pasado. El Real Decreto 848/1986, de 25 de abril, por el que se establecen las funciones y la estructura orgánica básica de la Biblioteca Nacional, suprime, entre otros órganos, la Secretaría General, por lo que, a partir de entonces, ningún funcionario se hizo cargo del Archivo de la Institución. La falta de un encargado del Archivo coincidió con el inicio de las obras de remodelación del edificio del Paseo de Recoletos, lo cual tuvo consecuencias fatales para el Archivo, que, tras sufrir numerosos traslados sin control y sin que nadie se responsabilizara de su custodia, acabó completamente desorganizado.

En 2002 se crea una plaza de archivero, servida por un funcionario del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, que depende directamente de la Dirección Técnica, y se inician los programas de organización y descripción de los fondos documentales.