Decision-making in the selection, procuremente, and implementation of Alma/Primo: the customer perspective

Jin Xiu Guo y Gordon Xu

Information technology and libraries, ISSN 2163-5226, Vol. 24, n. 1, 2023

Este estudio de caso examina el proceso de toma de decisiones de responsables y administradores de bibliotecas en la selección adquisición e implementación de Ex Libris Alma/Primo como su plataforma de servicios bibliotecarios. Alma es un sistema de gestión bibliotecaria basado en la nube que ayuda a las bibliotecas a gestionar, presentar, descubrir recursos digitales y físicos y que ofrece una serie de funcionalidades. Primo VE es una plataforma de descubrimiento de bibliotecas de próxima generación que brinda a los usuarios acceso a un índice central de las colecciones de la biblioteca. Ofrece una experiencia de búsqueda personalizada e intuitiva, con funciones como búsqueda facetada, búsquedas guardadas y recomendaciones de ítem. Tanto Alma como Primo VE son productos de Ex Libris. Analizando la literatura sobre el tema se ven pocos estudios sobre la toma de decisiones de la selección, adquisición y migración a Alma/Primo desde la perspectiva del cliente. Para estudiar el tema los autores de este artículo realizaron una encuesta en bibliotecas y consorcios de bibliotecas de Canadá y Estados Unidos que hubieran implementado o planearan implementar Alma. Enviaron un cuestionario de trece preguntas que contestaron un 27 % de las bibliotecas. Una vez analizadas las respuestas los autores encontraron que los cuatro elementos más importantes a considerar para la selección del sistema eran la realidad presupuestaria, la gestión de los recursos electrónicos, el control bibliográfico y de autoridades, las capas de descubrimiento y estar alojados en la nube. La mayoría de bibliotecas utilizaron tanto la solicitud de información, como la solicitud de propuesta en la selección. Preguntados los encuestados sobre las lecciones más valiosas aprendidas se centraron en la formación, la comunicación, el compromiso, el proceso de implementación y la depuración/preparación de datos. Muchas bibliotecas expresaron su descontento con la formación ofrecida por Ex Libris. Las bibliotecas consideraron extraordinariamente importante la comunicación y que la aceptación por parte de los interesados en todos los niveles es fundamental para el éxito del proyecto de migración. Muchas bibliotecas opinaron que algunos procesos claves debían haber estado mejor preparados con anticipación. Algunas bibliotecas sintieron que el proveedor apresuró todo el proceso de migración con malos resultados. La depuración de datos antes de la migración, aunque sea un trabajo tedioso evita el desorden posterior a la migración. Algunas bibliotecas advirtieron que el proceso de migración P2E (físico a electrónico) de Alma era más complejo de lo previsto y que la conversión no funcionó como debía y fue necesaria una gran limpieza después de la migración. Los resultados de la encuesta indican que muchas bibliotecas no cuentan con un proceso de evaluación formal, para los autores del artículo, la evaluación formal del proyecto debería ser parte de la migración del sistema y la mejor manera de aprender de los errores.    

https://ejournals.bc.edu/index.php/ital/article/view/15599