Francisco J. Crespo Muñoz

Revista española de documentación científica, ISSN-L 0210-0614, Vol., 42, n. 4, 2019

Este artículo muestra lo que la gestión documental por procesos aporta a la descripción archivística. Señala cómo las tareas tradicionales de un archivo (recoger, conservar y difundir) se han unido hace tiempo a la corriente normalizadora en la descripción para generar procedimientos de descripción documental, regulados y estandarizados. La concepción del quehacer archivístico como un conjunto de procesos conlleva al conocimiento de una terminología que entronca con las normas ISO y con el Modelo EFQM de la calidad; la propia gestión documental descansa sobre la normativa de la International Organization for Standardization, más concretamente en la norma ISO 15489.

La naturaleza de la descripción archivística ha evolucionado, entre otras causas por la informatización de la descripción de los archivos y, sobre todo, por la aparición y generalización del documento electrónico lo que ha provocado que conceptos como “metadatos” o “interoperabilidad” tengan tanta importancia como el propio dato descriptivo.  En el marco archivístico, normas como EAD o EAC-CPF especifican los elementos de metadatos que se precisan en una descripción archivística, aunque ninguna de ellas están destinadas a la descripción de materiales archivísticos, cumplen una función de difusión de productos archivísticos en Internet, sobre la base de un lenguaje interoperable. En general, de acuerdo con los principios esenciales de la gestión documental, un programa básico de tratamiento archivístico busca que los documentos que aborda se mantengan: auténticos, fiables, íntegros y disponibles el tiempo que se reglamente su conservación, en el contexto del sistema en el que se incluye. El camino hacia la calidad en la descripción archivística se encuentra en la gestión documental por procesos: procedimiento esencial del trabajo archivístico para la organización y recuperación de la información y de la documentación de las entidades públicas y de las empresas privadas. En la asunción de la descripción archivística dentro de la gestión documental por procesos, es importante el principio de mejora continua, y un elemento básico son los controles de calidad mediante: la identificación clara de las responsabilidades e intensificación de colaboraciones interdisciplinarias; la implicación mejorada de los responsables de la organización y del personal técnico en el proceso descriptivo; le estandarización superior del proceso; la capacidad de adaptación a cualquier cambio en los aspectos organizativos, funcionales y documentales y; la revisión de los elementos materiales como hardware y software. En segundo lugar en el control de calidad, se encuentra el análisis de la satisfacción del usuario, para indicar la mejor manera en que el producto descriptivo debe llegar al usuario.

Resumen elaborado por Natividad Escavias Extremera

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