A comienzos del siglo XX se rompe la unidad del Archivo de la Biblioteca Nacional y su documentación se divide en dos partes: histórica y administrativa. En efecto, el Real Decreto de 18 de octubre de 1901, por el que se aprueba el Reglamento para el régimen y servicio de las Bibliotecas públicas del Estado, encomienda a los Secretarios “tener a su cargo los Archivos de los respectivos establecimientos”, e introduce una importante novedad en el caso de la Biblioteca Nacional, en la que “los Catálogos e Inventarios fuera de uso, las cuentas antiguas aprobadas ya por el Tribunal, los expedientes de empleados fallecidos, la correspondencia literaria, los Registros y demás documentos de que no pueda esperarse que sean en alguna manera necesarios para el despacho de los asuntos, formarán una serie independiente para la historia del establecimiento en la Sección de Manuscritos del mismo” (art. 26.1). Sin embargo, esta disposición no será cumplida al pie de la letra, y parte de la documentación del Archivo, conocida entonces como “libros y papeles de la Secretaría”, se mezclará con la colección de manuscritos, recibiendo incluso signaturas propias de esta sección. Ello explica que hoy día sea difícil encontrar parte de la documentación procedente del Archivo, pues algunas de las signaturas que se dieron en un principio a los documentos no se corresponden con las actuales.

La Orden del Ministerio de Educación Nacional de 20 de diciembre de 1957, por la que se aprueba el nuevo Reglamento de la Biblioteca Nacional, establece, en su artículo 42, las funciones que competen al Secretario General como Jefe de los servicios administrativos, entre las cuales está la de “conservar y mantener en perfecto orden el Archivo administrativo de la Biblioteca Nacional y redactar las estadísticas y Memoria anual”.

El papel marginal que, en los últimos años, ha ocupado el Archivo en el seno de la Biblioteca Nacional llegó a a su punto culminante en la segunda mitad de la década de los ochenta del siglo pasado. El Real Decreto 848/1986, de 25 de abril, por el que se establecen las funciones y la estructura orgánica básica de la Biblioteca Nacional, suprime, entre otros órganos, la Secretaría General, por lo que, a partir de entonces, ningún funcionario se hizo cargo del Archivo de la Institución. La falta de un encargado del Archivo coincidió con el inicio de las obras de remodelación del edificio del Paseo de Recoletos, lo cual tuvo consecuencias fatales para el Archivo, que, tras sufrir numerosos traslados sin control y sin que nadie se responsabilizara de su custodia, acabó completamente desorganizado. En 2002 se crea una plaza de archivero, servida por un funcionario del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos, y se inician los programas de organización y descripción de los fondos documentales.

Cuadro de clasificación

El Archivo de la Biblioteca Nacional de España conserva documentación de gran importancia, no sólo para el estudio de la Institución, sino también para la historia cultural española de los siglos XVIII, XIX y XX.

El cuadro de clasificación provisional que se presenta a continuación, resultado de los trabajos, aún en curso, de identificación de la documentación, refleja la organización del fondo documental de la Biblioteca Nacional y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, y fechas extremas). La disparidad que se aprecia en cuanto a la información que se ofrece sobre unas secciones y otras se debe al carácter provisional del cuadro, pues todavía no han concluido las labores de identificación de la documentación.

Actualmente, el volumen de documentación que se conserva en los depósitos del Archivo de la Biblioteca Nacional alcanza aproximadamente los 540 metros lineales. Hasta la fecha, únicamente se ha organizado y descrito una décima parte del total. En las oficinas de los distintos servicios y departamentos del Organismo se acumula un considerable volumen de documentación que será transferida al Archivo en breve plazo.