Mass ingest! Logistics and workflow for a rapid large-scale ingesting

Jonathan Paul Kirkwood

Collection management, ISSN 1545-2549, Vol. 48, n. 1, 2023 p. 56-67

Ya sea para liberar espacio, para crear salas de estudio o colecciones o por cuestiones de seguridad y preservación de materiales, los bibliotecarios tienen que hacer frente a proyectos de traslado masivo para recolocar ítems a instalaciones de almacenaje de alta densidad. Sin embargo, la logística y la organización de trabajo han sido poco tratados en la bibliografía. El flujo de trabajo establecido por los empleados del Zhang  Legacy  Collections  Center  en 2019 permitieron trasladar 25.000 libros de las estanterías de la biblioteca principal. La eficiencia ofrecida por este flujo de trabajo permitió a los empleados gestionar la desconexión entre un equipamiento y un número de trabajadores limitado y las exigencias de un proyecto a gran escala. La planificación previa, unida a la experiencia de otros traslados masivos, fueron vitales para el éxito del proyecto. Antes de empezar a trabajar fue necesario dejar claros cuatro puntos: anticiparse al trabajo pesado y estimar cuántos traslados podrían completarse por día; saber cuántos estudiantes podían estar disponibles para el trabajo y cuántas horas semanales eran necesarias para la preparación, formación y traslado; preparar los equipamientos y otros recursos necesarios; y diseñar un flujo de trabajo para gestionar el número de traslados diarios. El software CAIA (Circulation, Accession, & Inventory Analysis) fue vital para el éxito del proyecto, ya que permite múltiples funciones para la gestión de espacios de almacenaje de alta densidad, incluyendo la ingesta, circulación, gestión del inventario, seguimiento del ítem, informes estadísticos y supervisión administrativa. La preparación del equipamiento comenzó un mes antes de la llegada de la primera remesa de libros. Se ensamblaron cientos de cajones con libros y se colocaron en la zona de trabajo y en estanterías en el espacio de almacenamiento. El flujo de trabajo ideado se adaptó a la práctica y se configuró un proceso que incluía el ensamblaje por parte de los estudiantes, la medición de los libros y su colocación en cajones adaptados a cada tamaño. Los estudiantes también se encargaron de contar los libros y poner las etiquetas en los cajones. Un estudiante se encargaría de escanear los códigos de barras y otro comprobaría los datos validando el acceso. El proyecto de traslado de 25.000 libros se completó antes de lo previsto. El flujo de trabajo diseñado y desarrollado demostró que la planificación y la experiencia, cuando se acompañan de recursos adecuados, puede permitir a un conjunto limitado de trabajadores completar un gran trabajo.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01462679.2022.2150732