Losing your budget without losing your mind: communicating in a crisis

Carol Ann Borchert & Lesley Brooks

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 63, n. 2, 2023, p. 213-230

Gestionar una reducción presupuestaria significativa siempre es un reto para las bibliotecas. Tras años de presupuestos planos con una reducida capacidad de gasto, el descenso presupuestario producido tras la pandemia ha supuesto una crisis en toda regla. Si la logística para determinar las partes más esenciales de una colección es importante, la comunicación con el claustro y asegurar la transparencia durante el proceso todavía lo es más. La biblioteca de la University of South Florida tuvo que hacer frente a este reto en 2020/2021, y este artículo proporciona una visión del plan de comunicación que se ejecutó para explicar el reajuste presupuestario. Malozzi definió cuatro etapas en la comunicación de una crisis: planificación, respuesta inicial, mantenimiento de acciones correctivas durante el curso de la crisis y evaluación y seguimiento. En lo que respecta a la planificación, ya que los recortes afectan principalmente a las colecciones, las primeras discusiones se centraron en la manera en que se podría minimizar el impacto. En la segunda fase se tuvo que organizar mucha información para hacer los procesos transparentes. Para ello se tuvo que redactar rápidamente un plan de comunicación y empezar a avisar a los afectados por la situación. Para el mantenimiento de las acciones, se pidió paciencia a los miembros del claustro para poder renovar las adquisiciones y se proporcionaron actualizaciones informativas, para lo que se utilizaron diversos métodos, como páginas web, correos electrónicos, presentaciones a grupos y reuniones virtuales. En la última fase se encuestó a los miembros del claustro y se les proporcionó la posibilidad de que dijeran qué títulos cancelados necesitaban. A lo largo del proceso se aprendieron varias lecciones: hay que hablar con los distribuidores desde el principio y a menudo para explicarles la situación; el claustro debe involucrarse, para lo que no solo hay que comunicarse con ellos, sino que ellos deben comunicarse contigo; hay que ser abierto y transparente en la comunicación; hay que dar a conocer la información, haciendo el mensaje claro y consistente; hay que dar las gracias a las personas que te han ayudado.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2022.2159242