Navigating the thicket: transforming Government documents collections through systematic assessment

Carolyn Klotzbach-Russell

Collection management, ISSN 0146-2679, vol. 50, n. 1-2, 2025, pp. 90-104

La University at Buffalo (UB) es una institución pública de investigación y miembro de la Association of American Universities que participa desde 1963 en el Federal Depository Library Program (FDLP). En consecuencia, recopila información gubernamental con el fin de atender las necesidades de información federal y estatal de la población local, además de apoyar la docencia y la investigación. El artículo parte de un marco teórico sobre el expurgo en colecciones de documentos federales (motivado por la reducción de presupuestos, el bajo uso de materiales impresos frente a los digitales y la presión por liberar espacio). A ello se suma el impacto de la digitalización retrospectiva y la transición del FDLP hacia un modelo digital-first, que refuerza la justificación de estas prácticas. En este contexto, se presenta un estudio de caso cuyo objetivo principal es la liberación de espacio en la Lockwood Library de la Universidad, para lo cual se recurre a la biblioteca digital HathiTrust; en la que se verificará –antes de retirar documentos– que existen copias digitales de los mismos. De igual forma, la institución contribuyó al enriquecimiento del repositorio mediante la digitalización y el envío de materiales ausentes, adoptando criterios de preservación que priorizan el valor histórico y local, así como la diversidad, equidad e inclusión. La integración de los registros de HathiTrust en el catálogo local mejoró además la encontrabilidad y visibilidad de los documentos. En conjunto, el proyecto no solo permitió optimizar espacio y el acceso a la institución, sino que, gracias a un análisis profundo y un expurgo cuidadoso, transformó la colección en un recurso más útil, accesible y alineado con las necesidades de la comunidad académica.

doi: https://doi.org/10.1080/01462679.2025.2513255