Implementing FOLIO at Duke University Libraries to manage electronic resource licenses

Abigail Wickes, Julie Brannon, Virginia Martin

The serials librarian, ISSN 1541-1095, v. 82, n.1-4, 2022, p.131-139

Se describe el proceso de implantación de FOLIO en las bibliotecas de la Duke University, que se inició en julio de 2020, para gestionar las licencias de los recursos electrónicos. FOLIO es una plataforma de servicios de código abierto para bibliotecas, construida de forma colaborativa entre bibliotecarios, proveedores y desarrolladores, basada en una metodología ágil de desarrollo de software, respaldada por la Open Library Foundation. En el artículo se especifican los trabajos realizados para la implementación, el propio proceso de implementación y las oportunidades y retos que ha experimentado la biblioteca que ha usado FOLIO como sistema de gestión de recursos electrónicos. FOLIO puede ser escrita en cualquier lenguaje de programación y es compatible con las áreas funcionales del sistema bibliotecario integrado estándar, como la circulación, la catalogación y las adquisiciones. Durante la primera fase de aplicación algunos factores resultaron especialmente útiles para cumplir el plazo del proyecto y trabajar bien en equipo: el equipo, bien definido, con un fuerte liderazgo y reuniones regulares; el alcance, un ámbito de aplicación claramente definido y planificado; una hoja de ruta con las tareas y los hitos del proyecto; herramientas sencillas como Excel y agendas compartidas para actualizar las reuniones; preparación de la documentación para los flujos de trabajo; aprendizaje activo para familiarizarse con la interfaz de FOLIO; e intercambio de conocimientos. Se describen también los puntos fuertes (flexibilidad del código abierto, comunidad activa, robusta funcionalidad), las objeciones (la lentitud a la hora de desarrollar algunos trabajos de la aplicación, el lento ritmo de desarrollo del código abierto, el ritmo de integración de las bases de conocimiento y los términos de los acuerdos); y por último las observaciones generales para enmarcar a FOLIO en el contexto de la gestión de recursos electrónicos en su conjunto.  Después de un año de la puesta en funcionamiento de este ERM, se demuestra que a pesar de que capturar datos precisos y oportunos sobre las licencias de recursos electrónicos es complejo, trabajar con esta herramienta ha proporcionado una mejor idea de qué información sobre los términos de las licencias se necesita de forma regular y cómo gestionarla.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/0361526X.2022.2019541