Documenting classification systems: a case study and considerations

Christopher Straughn

Library Resources and Technical Services, ISSN 0024-2527, Vol. 67, n. 1, 2023, p. 16-25

El objetivo de una clasificación es reunir los libros que tengan un contenido o unas características similares. Se trata de una tarea compleja, especialmente en bibliotecas con millones de ítems que requieren una signatura específica. Esta complejidad hace necesaria una documentación detallada de los sistemas de clasificación para mantener la coherencia a lo largo del tiempo. Este artículo describe la estrategia tomada por la Northeastern Illinois University para documentar su sistema local, el Nakata-Strange Classification System. Para adaptarse a las nuevas necesidades de los usuarios y del personal, se decidió crear una versión digital de los registros antiguos y mejorar el acceso y la fiabilidad. La necesidad de mejorar la accesibilidad fue una oportunidad para crear un sistema de documentación que incluyera no solo datos de las fichas, sino también un texto explicativo sobre la estructura de las signaturas, lo que permitiría a los empleados asignar de manera más sencilla nuevas signaturas. Otro motivo para crear una mejor documentación fue el hecho de que el sistema Nakata-Strange es único. Se exploraron varias opciones para transferir los datos de las fichas a la base de datos, como el escaneado o hacerlo de manera manual, pero finalmente se optó por usar un sistema de gestión bibliotecaria (SGB) para extraer los datos relevantes del catálogo, lo que permitió ahorrar tiempo y que la información concordara entre la base de datos y el catálogo. Tras crear la base de datos, era necesario crear una plataforma funcional que pudiera ser consultada al crear nuevas signaturas o al buscar títulos. Para ello, se añadió un directorio al servidor web para que alojara la base de datos y se creó una página web que contuviera toda la información dentro del directorio. Esta página web tenía cuatro objetivos: permitir a los empleados crear signaturas para los nuevos materiales; permitir la búsqueda de publicaciones por agencia; ver la estructura organizativa de las agencias; y proporcionar información sobre el sistema de clasificación Nakata-Strange como parte de la historia de la biblioteca. Tras completar la página web, se ofreció a los empleados de la biblioteca una breve introducción y una tutoría.

https://journals.ala.org/index.php/lrts/article/view/7986