Javier Fernández Fernández

Tábula : estudios archivísticos de Castilla y León. ISSN 1132-6506, n. 26, 2023, pp. 97-120.

Este artículo expone la aplicación de la plantilla RAD del software AtoM a la descripción de planos de arquitectura y mapas en el Archivo General de Palacio. En primer lugar, se describen la procedencia y los fondos de la Sección de Planos, mapas y dibujos del Archivo, formada por más de 11.700 documentos, mayoritariamente patrimonio de la corona, entre las que destacan los planos de las Obras de Palacio. En cuanto al modo de descripción de documentos, se utilizaba el gestor de bases de datos documentales BKM, y las bases de datos PLAN y FODI para imágenes y para dibujos técnicos y mapas, respectivamente. Sin embargo, por no tratarse de bases de datos relacionales, en 2016 se optó por trabajar en AtoM. AtoM es un programa de software libre con una aplicación web de código abierto, gratuita y multilingüe auspiciado por el Consejo Internacional de Archivos. Se basa en las normas ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF y ISDIAH y, como sigue el modelo entidad-relación, permite la descripción multinivel. Al trabajar también con EAD (Encoded Archival Description) es interoperable con otros sistemas archivísticos. Como el sistema cuenta con varias plantillas para la elaboración de descripciones según distintas normas, se escogió la que contiene orientaciones específicas para documentos en múltiples soportes: las canadienses RAD (Rules for Archival Description) de 2008. Su principal característica es que siguen los principios de las ISDB bibliotecarias y que los niveles de descripción reflejan los niveles de clasificación. Como cuenta con capítulos específicos para la descripción de formatos especiales (comunes en archivos) son idóneas para la descripción de fotografías, partituras, mapas, planos, dibujos, diplomas y carteles. En concreto, los campos del área de detalles específicos de la clase de material, el campo de descripción física de texto libre, el área de descripción archivística y el área de notas son especialmente útiles, al igual que las etiquetas, para la búsqueda de documentos y la recuperación de información. En conclusión, la posibilidad de ajustes informáticos, la cantidad de campos y la versatilidad de las plantillas ha resultado en que la experiencia con RAD esté siendo satisfactoria en el Archivo General de Palacio.

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