Leveraging collaborative repository “Resource-In-Common” model to find space – and solace – in downsizing legacy print collection: a case study

Zachary Valdes & Wyoma vanDuinkerken

Collection management, ISSN 1545-2549, Vol. 42, n. 1, 2022 p. 2-19

En 2019, la Sam Houston State University (SHSU) aprobó sus planes para realizar una renovación a gran escala de su biblioteca, la Newton Gresham Library (NGL), que pasaría a ocupar un solo edificio, lo que iba a causar problemas de espacio y obligaba a realizar una sustancial reducción de su colección patrimonial.

Por ello, se realizó una profunda evaluación de sus colecciones de microformas, monografías impresas y documentos gubernamentales, y además se inició un completo estudio para el expurgo de su amplia y con frecuencia obsoleta colección de publicaciones periódicas impresas, de más de 100.000 volúmenes. Tras sopesar varias opciones para retener el acceso a los materiales descartados, se decidió utilizar los servicios del Texas System’s Joint Library Facility (JLF). Este sistema no admite duplicados en sus instalaciones, por lo que fue necesario crear un método a través del cual se pudieran realizar análisis cruzados entre los fondos de la NGL y el JLF. El primer paso fue asegurarse por medio del OPAC del JLF de que no disponían de los ítems que se querían enviar. Completado el proceso de preverificación, la biblioteca facilitó a JLF un Excel listando sus potenciales envíos. Debido al volumen sustancial de títulos y fondos que requerían comparación, se determinó que se ahorraría mucho tiempo realizando un proceso automatizado. La viabilidad de una comparación basada en datos depende mucho de la uniformidad de estos datos, y las publicaciones periódicas suelen sufrir muchos cambios a lo largo del tiempo (respecto a títulos, peridiocidad, etc.). NGL desarrolló un script que buscaba sistemáticamente en el catálogo de JLF cada título, copiaba los ítems y fondos relacionados en un archivo, organizaba los resultados numéricamente por volumen y comparaba los datos para finalmente construir unos rangos con los resultados de la comparación. Finalmente, se enviaron a JLP 932 títulos y casi 30.000 ítems. Todo el material enviado requería metadatos descriptivos a nivel de ítem, ya que tan importante como la preverificación es la inclusión de metadatos correctos.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01462679.2021.1875094