Digital repository legacies: a case study in assessing organizational trustworthiness

Kristen J. Nyitray & Dana Reijerkerk

Journal of library administration, ISSN 1540-3564, Vol. 61, n. 7, 2021, p. 793-812

Un repositorio digital (RD) es una plataforma para preservar, reunir, gestionar y recuperar materiales digitales. Sus objetivos son dobles: para el usuario, proporcionar unos medios de acceso en línea al contenido de gran valor académico, y para la biblioteca crea un espacio para administrar sus materiales digitales. La gestión de repositorios requiere una planificación rigurosa que integre los tradicionales servicios bibliotecarios, incluyendo selección, adquisición, desarrollo de la colección y catalogación; con los procesos tecnológicos de incorporación, digitalización y migración.

Es recomendable seguir estándares para hacer frente a nuevas estrategias y evaluaciones que pueden variar a lo largo del tiempo. El modelo OAIS (Open Archival Information System) subraya las aplicaciones prácticas y los requisitos de las organizaciones para asegurar la accesibilidad y la preservación de los materiales digitales. Audit and Certifications of Trustworthy Digital Repositories define las buenas prácticas e identifica medios de evaluación para la curación de estos materiales. Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist (TRAC) proporciona métricas para medir las capacidades organizativas para la preservación digital. La gestión de los RD y la preservación están fuertemente conectadas. Un marco de planificación debe incluir metas, objetivos, resultados y descripción de las evidencias. La naturaleza inherentemente renovable de los RD precisa que los trabajadores tengan conocimiento en estándares y prácticas digitales y que se mantengan actualizados en estos campos. El uso consistente de metadatos y vocabularios controlados tiene un impacto directo en la funcionalidad y efectividad de la recuperación de la información. En 2020 la biblioteca de la Stony Brook University (SBUL) inició una migración de sus materiales a un único repositorio. Algunos factores históricos persistentes presentaron retos a la fiabilidad del repositorio. Los autores crearon una tabla para organizar el proceso de evaluación y grabar sus descubrimientos. Las columnas A, B, C y D representaron los 18 requisitos mínimos requeridos y ejemplos de evidencias especificadas en TRAC. La columna E se ocupó de las capacidades institucionales. La columna F registra los datos sobre documentación, transparencia, adecuación y posibilidad de medición. La columna G es la columna de evaluación y la columna H tiene anotaciones sugiriendo acciones de migración. Instituciones que utilicen modelos similares a SBUL pueden utilizar este estudio usando una versión modificada de la lista TRAC de requisitos mínimos y la escala de evaluación para medir su gestión e identificar las áreas que puedan requerir una atención inmediata.

https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/01930826.2021.1972729