Metadata Revisited: Updating metadata profiles and practices in a vendor-hosted repository

A.L. Carson, Carol Ou

Library Resources and Technical Services, ISSN 0024-2527, Vol. 63, n. 4, 2019, p. 196-205

Con el objetivo de acoger publicaciones periódicas en acceso abierto dentro de su repositorio institucional (RI), la biblioteca de la University of Nevada Las Vegas (UNLV) recolectó materiales de investigadores, un proceso que no siempre incluye metadatos claros y pautas descriptivas. Configuraciones específicas, definiciones de campo poco claras y otras prácticas forman una base de datos bibliográfica inconsistente. Esto puede crear problemas que se deberán resolver si la biblioteca quiere compartir de manera segura los metadatos de su RI con recolectores y agregadores externos.

Para resolver este problema, la UNLV realizó una revisión de sus metadatos para ajustar los campos usados y proporcionar recomendaciones sobre vocabularios y estándares para capturar los metadatos. A través de un proceso colaborativo, el Equipo de Revisión de Metadatos sugirió e implementó cambios en la estructura de metadatos del RI, con la ayuda de los proveedores, configurando una política de descripción mejorada. Los objetivos de la revisión son a corto plazo (normalizar y crear pautas claras para la captura de metadatos en forma de MAPs), de rango medio (mejorar el descubrimiento en los sistemas propios y la interoperabilidad con otros sistemas) y a largo plazo (posicionar los materiales del RI para compartir a través de datos enlazados). Cada objetivo requirió un conjunto de cambios, que iban desde ajustes estructurales en el RI, a la documentación de los nuevos procedimientos de captura de metadatos. El trabajo comenzó con una lista, creada para ayudar a los participantes en el proyecto a comprender los pasos necesarios para normalizar los metadatos. Basándose en el inventario de los materiales y en las necesidades de revisión, optimizar y añadir campos fue el siguiente paso. Los cambios sugeridos incluían añadir un campo de “tipo” a todas las publicaciones. Tras un periodo de discusión abierta, se creó una hoja de cálculo para actualizar los metadatos y los registros de ítems. Esto ayudo a todos los participantes a ver los cambios propuestos, cómo funcionarían, cómo afectarían a los sistemas locales y la forma de compartirlos. Después de la exitosa implementación y la promoción de los nuevos campos en colecciones de prueba, el siguiente paso fue formalizar los cambios en los MAPs. Dado el estado de la documentación previa del RI y la naturaleza diversa de los cambios, se decidió la creación de nueva documentación, con un esbozo de las intenciones del proyecto y la lógica de las decisiones para ayudar al trabajo futuro. Es esencial que la revisión de metadatos no sea una función ocasional, sino que forme parte de la gestión rutinaria del trabajo.

https://journals.ala.org/index.php/lrts/article/view/6867

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela