New in UNE ISO 30301 (2019). Management systems for documents. Requirements

Carlota Bustelo Ruesta

Métodos de Información, ISSN 1134-2838, vol. 1,  n. 19 (2019), p. 28-34

Se analiza la actualización de la norma ISO 30301 sobre los requisitos para un sistema de gestión de documentos electrónicos, aprobada en noviembre de 2019, sustituyendo a la norma de 2011, y equivalente idéntico de la norma ISO que se publicó en febrero del mismo año. Las primeras reacciones sobre la nueva edición son muy positivas, especialmente en el entendimiento de los requisitos, ya que permite un mejor funcionamiento de la implantación y de los procesos de auditoría sobre la misma.

Se expone la experiencia en la implantación de la norma. Las normas de sistemas de gestión son instrumentos que la alta dirección da las organizaciones para dirigir las mismas en base a una política y unos objetivos. Se constata que la norma es más visible debido a que es certificable, como lo demuestran las empresas que la han adoptado. Esta nueva versión de la norma 30301 presenta la novedad de estar totalmente alineada con la estructura y conceptos de la norma UNE ISO 15489:2016 Gestión de documentos Conceptos y principios, reclamado desde hace tiempo para que dicha relación sea más patente y transparente, sobre todo en lo que respecta a los requisitos de gestión de documentos. Se repasa la confluencia de esta norma con otras normas de sistemas de gestión, concluyendo que el  resultado es que en esta versión se expresan los requisitos exactamente de la misma forma que las versiones actuales de normas como la UNE ISO 9001 (UNE, 2015), 14001 (UNE, 2015) o 27001 (UNE, 2017). Finaliza detallando como queda la serie de normas UNE ISO 30300 ya que la norma 30301 se incluye en una serie de normas sobre los sistemas de gestión para los documentos que aún no han sido actualizadas, y que, por lo tanto, todavía siguen vigentes, como la UNE ISO 30300:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Conceptos y vocabulario, y la UNE ISO 30302:2015. Sistemas de gestión para los documentos. Directrices para la implantación.

https://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/view/IIMEI10-N19-028034/999

Resumen elaborado por Anabel Cortés Gracia