Grettel Ravelo Díaz, Mayra Marta Mena Mugica, Jorge del Castillo Guevara

Biblios. Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información, ISSN 1562-4730, n. 75, 2019, p. 25-34

Cómo mantener los objetos digitales y preservar su contenido informativo durante su vida útil es una de las interrogantes más frecuentes en la actual sociedad de la información, donde la veracidad de los documentos constituye un aspecto medular para un entorno de trabajo seguro. Las auditorías basadas en métodos de preservación digital deben ser de primordial interés en organizaciones comprometidas con garantizar un ambiente operacional razonablemente seguro. Por lo tanto, la realización de diagnósticos para detectar cualquier tipo de dificultad en los instrumentos de preservación, facilita tomar decisiones con eficiencia y trazar estrategias acertadas. En este trabajo se propone un conjunto de requisitos para la valoración de riesgos de preservación de documentos en repositorios digitales.

Antes de abordar las tres experiencias que se presentan en este trabajo, resulta necesario tener en cuenta el modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS), creado con el objetivo de gestionar y preservar a largo plazo una cantidad concreta de materiales digitales y sus contenidos. Las herramientas utilizadas fueron: el Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities, de RLG-OCLC, que esclarece los deberes del repositorio sobre la base del cumplimiento de los requisitos administrativos para la implementación de estrategias que reporten mejoras o modifiquen las funciones y operaciones del sistema; el Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment (DRAMBORA), que divide el análisis en seis etapas imprescindibles, comienza por la identificación del contexto organizacional, la documentación de las políticas y la estructura regulatoria por las que se rige el repositorio, la identificación de las actividades, valores y propietarios del repositorio, la identificación de los riesgos, la valoración de los riesgos, y concluye con la gestión de los riesgos para la posterior toma de decisiones y el diseño de las estrategias; y el Audit and Certification of Trustworthy digital Repositories, que permite crear una visión más abarcadora acerca de la función del repositorio, parte del comportamiento organizacional, la sustentabilidad financiera, la experiencia y las habilidades del personal encargado de la administración y gestión de los objetos digitales, desde el momento de la adquisición y la creación de los metadatos hasta el almacenamiento y la planificación de estrategias de preservación. El análisis minucioso de cada una de ellas permitió crear un conjunto de 10 requisitos generales que deberían tenerse en cuenta en todo proceso de valoración de riesgos de preservación en ambientes digitales: establecer los objetivos, metas, visión y misión del repositorio; identificar y designar su comunidad de usuarios, recursos y productores; apoyar financieramente el repositorio por la organización u otras instituciones vinculadas; conocer el marco regulatorio y los requerimientos legales del repositorio; determinar el personal administrativo y de apoyo requerido; definir los procesos de forma precisa, así como las acciones por cada proceso; implementar estrategias de preservación; establecer las estrategias de identificación y gestión de riesgos; realizar auditorías frecuentes a la organización y al sistema; proveer el acceso transparente a sus recursos y su documentación normativa.

https://biblios.pitt.edu/ojs/index.php/biblios/article/view/484

Resumen elaborado por Antonio Rodríguez Vela