Robert P. Holley

Journal of Library Administration, ISSN 1540-3564, Vol. 54, n. 8, 2014, p. 720-729

Cómo elaborar presupuestos para una biblioteca es una parte de gestión que no se aborda con rigor en la disciplina de Biblioteconomía y Documentación. Los directores de bibliotecas deben pagar al personal, comprar materiales, y ofrecer servicios para satisfacer lo que reclaman sus usuarios. Y lo primero que deben tener en cuenta es que los parámetros para elaborar estos presupuestos son diferentes de los precisos para las empresas comerciales. El autor de este artículo, Professor of Library and Information Science at Wayne State University, examina diversos puntos sobre esta cuestión. Basa este estudio en su experiencia docente, que le permite establecer una serie de principios para ayudar a los gestores de bibliotecas a entender como estas instituciones son diferentes de las organizaciones con ánimo de lucro, y así evitar elaborar presupuestos no acordes a la realidad bibliotecaria.

Se exponen y analizan individualmente estos principios teóricos basados en criterios, como el que una biblioteca no genera directamente sus propios ingresos pero precisa de una financiación externa para cubrir costes, lo que implica que a largo plazo puede correr el riesgo de no obtener apoyos para la renovación o incremento de fondos si los servicios no son los adecuados; el que se debe analizar con rigor el coste inicial de puesta en marcha de un nuevo servicio, incluyendo un período de prueba para comprobar su demanda, puesto que si es muy demandado puede no disponerse de fondos para prestarlo o tener que desviar recursos de otros servicios con el riesgo de pérdida de calidad de los mismos; que una biblioteca no tiene el cuasimonopolio de suministro de información, por lo que debe disponer de herramientas similares a las comerciales, o los usuarios no acudirán a ella; que el coste medio de un servicio incluye una parte fija que no se incrementa cuando se ofrece un nuevo servicio, por lo que reasignar costes fijos a otra área reduce el ahorro de cualquier recorte; o que tener una idea general de los costes de la institución permite buscar ahorros cuando se aborden reducciones presupuestarias. Comprender las reglas escritas y no escritas a la hora de elaborar el presupuesto de una gran organización es crítico; y conocer cómo preparar la presentación de un presupuesto incluye seleccionar tablas y gráficos que tengan sentido. Estos principios son una ayuda para conseguirlo.

Resumen realizado por la Sección de Documentación Bibliotecaria