Lluís-Esteve Casellas i Serra

Lligall, ISSN 1130-5398, n. 33-34, 2011-2012, p. 15-34

El estudio describe la experiencia práctica en el diseño, la implantación y el desarrollo de un sistema de gestión de documentos (SGD) de alcance global en una organización y, también, cómo se plantea la transición al entorno digital. Además, propone líneas concretas de actuación y plantea un posible escenario futuro tanto para la organización como para el público potencial de los archivos.

El proyecto tenía dos objetos iniciales: por un lado, garantizar la accesibilidad a los documentos, entendida en un sentido amplio, y, por el otro, tomar la gestión de documentos como base para el uso eficiente de los recursos organizativos y económicos en el desarrollo de la administración electrónica. Por eso, debe ponerse de relieve que los objetivos de la gestión de documentos coincidían con los de la organización, que la gestión de documentos debía integrarse en la gestión administrativa como instrumento para encontrar soluciones, no para crear nuevos problemas, al mismo tiempo que evitaban duplicidades y redundancias en la gestión de la información. Las bases del SGD son la vinculación de los subsistemas de clasificación, de descripción, de conservación y de acceso a los documentos a través de la interrelación de los diversos registros administrativos (entrada y salida de documentos, expedientes, resoluciones, informes). Sin embargo, estos registros no son solo la suma de sistemas de control, sino que representan verdaderas herramientas para informatizar flujos de trabajo, normalizar trámites y documentos y, finalmente, crearlos de manera automatizada, también en soporte digital. En definitiva, el desarrollo del proyecto de implantación de un sistema de gestión de documentos nos ha llevado a intervenir de manera mucho más directa en la producción de los documentos e, incluso, a mejorar y simplificar la gestión administrativa. La incorporación de esta nueva función, más administrativa, nos ha colocado, ciertamente, en una situación favorable para influir en cambios decisivos dentro de la organización. Esto nos permite afirmar que la experiencia del Ayuntamiento de Girona es un ejemplo claro de que el desarrollo de la administración electrónica es (o debería ser) más bien un planteamiento organizativo y no solo un proyecto tecnológico.

Resumen extraído de la propia publicación