Alejandro Delgado-Gómez

El profesional de la información, Vol. 20, n. 4, 2011

Este artículo es el primero de tres artículos que exploran la posibilidad de que un sistema de conservación de los documentos generados en un sistema capaz de garantizar los requisitos de evidencia de tales documentos no sea posible ni deseable tal y como se concibe en la actualidad, y resulten precisos ciertos refinamientos. Comienza presentando las definiciones convencionales de "documento de archivo", "evidencia", "sistemas de conservación y de producción" y "espaciotiempo", para luego definir estos términos de forma más acorde con los nuevos espacios virtuales. Presenta una serie de indicadores en el entorno tecnológico de producción del documento contemporáneo: (1). Carácter transaccional y contextual del documento: se precisa controlar y documentar el modo en que se general el documento, y que está documentación acompañe al documento, en forma de metadatos, durante toda su vida. (2). Inexistencia de documento electrónico: un documento electrónico es un conjunto desagregado y distribuido de datos e instrucciones, que se recomponen o agregan bajo demanda para generar en pantalla una manifestación. (3). El documento es el sistema y el ítem: en el ámbito de la gestión de documentos electrónicos, el documento es el propio sistema, y al mismo tiempo, es cada ítem de datos sobre los que se debe ejercer control a efectos de conservación de la evidencia. (4). La información ocupa lugar: el problema es administrar, gestionar y mantener almacenes digitales de manera sostenible. (5). Democratización de Internet: esto ha permitido que fuera del ámbito de las organizaciones se produzcan y se conozcan documentos no oficiales. (6). La pérdida de control: si el mantenimiento de los grandes sistemas es caro, servicios como “cloud computing”, que es barato, se configuran como una opción bastante seria de futuro. Aunque junto a las ventajas, existen una serie de riesgos. (7). Comunicaciones débiles y nuevos actores: son aquellas que se producen mediante móviles, portátiles, iPods, wiis, PDAs y otros dispositivos que no están bajo control estricto de una organización.

Resumen elaborado por : Natividad Escavias Extremera