Susan L. Collins, Linda L. Dujmic, Terry Hurlbert

Technical Services Quarterly, Vol. 23, n. 3, 2006

Artículo en el que se describe el proceso de creación de un depósito externo en un nuevo edificio, en respuesta a la preocupante aglomeración de libros y revistas en las bibliotecas de la Carnegie Mellon University. El nuevo edificio fue diseñado para ser construido en dos fases. A día de hoy, la primera fase ya se ha completado, ofreciendo una capacidad de almacenamiento de unos 225.000 volúmenes. De momento, las necesidades de espacio están cubiertas para un periodo de diez años. Cuando se considere necesario, se llevará a cabo la segunda fase constructiva, lo que permitirá duplicar la capacidad de almacenamiento actual. Para optimizar el espacio disponible, se diseñaron cuatro secciones de estanterías. Los volúmenes se destinan a una sección u otra en función de su altura y anchura. El artículo analiza con especial detalle los métodos de selección utilizados para decidir qué materiales enviar al depósito externo. Estos métodos varían en función del tipo de material de que se trate. Por ejemplo, en el caso de las revistas y de algunos materiales de referencia, se decidió enviar al depósito externo aquellos títulos de los que se disponía de la versión electrónica además de la impresa. En el caso de la colección de préstamo, se hizo un estudio para averiguar qué materiales no se habían usado desde 1995 (fecha en la que empezó a utilizarse el sistema integrado de gestión bibliotecaria). En base a los resultados obtenidos, se decidió enviar al depósito externo todos aquellos materiales publicados antes de 1960 que nunca se habían prestado desde 1995. A continuación, el artículo describe la forma en la que se llevó a cabo el traslado de los materiales, con todas las operaciones adicionales que ello conlleva (modificación de los datos de localización en el registro bibliográfico, cambio de tejuelos y códigos de barras, etc.). Finalmente, se comenta la forma en la que los usuarios realizan las peticiones de los documentos almacenados en el depósito externo.

Resumen elaborado por: Mayte Blasco Bermejo