El depósito legal es la norma que permite a la Administración General del Estado y a las Comunidades Autónomas recoger ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier clase de soporte y destinadas por cualquier procedimiento a su distribución o comunicación pública. Su objetivo es recopilar la edición española, velar por su difusión, y preservarla y legarla a las generaciones futuras.

En el mes de mayo se aprobó la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal. Esta modificación persigue dos grandes objetivos: por una parte, adaptar la norma a los cambios que se han producido en el sector editorial; por otra parte, armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea. En depósito legal de las publicaciones en línea podrá encontrar más especificaciones sobre el depósito de este tipo de materiales.

Según la Disposición final tercera, la Ley 8/2022 entró en vigor el día 2 de enero de 2023.

• Se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, las publicaciones impresas bajo demanda, así como los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas. Además, se hace mención expresa de los videojuegos en este artículo.
• Entre las publicaciones excluidas del depósito legal, enumeradas en el artículo 5, se han incluido las estampas originales realizadas con cualquier técnica, las fotografías editadas, los pasatiempos y las publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar.
• El archivo digital previo a la impresión de libros y publicaciones periódicas será depositado por los editores en el servidor del centro de conservación de la comunidad autónoma que corresponda, o en el servidor de la BNE.
• Se ha procurado armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea, insistiendo en que los editores de publicaciones en línea están exonerados de la gestión del depósito legal y que serán los centros de conservación quienes determinen qué publicaciones en línea y qué recursos se capturarán o depositarán.
• La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas quedan reconocidas como centros de conservación.
• Se suprime la función de alta inspección de las competencias de la BNE.

La nueva normativa aclara que esta versión digital de la obra editada físicamente se entregará “en el formato utilizado por el editor, siempre y cuando exista dicho archivo” (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4). Los editores, por tanto, no tendrán que modificar sus objetos digitales, si no lo desean hacer. Todos los formatos de ficheros están permitidos pero se recomienda la entrega en formato PDF, sin marcas de agua y preferiblemente en un solo archivo, de tal manera que todo el contenido de un volumen se halle en un solo archivo, evitando, por ejemplo, dividir la información en cubierta y texto.

La BNE, en colaboración con los centros de conservación de las Comunidades Autónomas, ha habilitado un espacio web para realizar el depósito de estos ficheros digitales. En este sitio, disponible en https://deposito.dl-e.es/, los editores deberán registrarse para solicitar un usuario, que le permitirá realizar el depósito de estas publicaciones, siguiendo las instrucciones recogidas en https://www.bne.es/es/conocenos/adquisiciones/deposito-legal/deposito-versiones-digitales-previas-impresion.

El sistema permite la automatización de los envíos en el caso de aquellas editoriales que contemplen esta posibilidad.

La BNE facilitará la consulta de las publicaciones recibidas en soporte digital a los centros de conservación de las distintas Comunidades Autónomas, utilizando medios seguros de acceso, respetando la legislación sobre protección de datos de carácter personal y propiedad intelectual, como se ha venido haciendo desde 2015 con las publicaciones en línea.

Se hace mención expresa de los videojuegos en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, incluyendo todos los contenidos digitales y excluyendo los objetos tridimensionales que los acompañen (Ley 8/2022, artículo único, dos, n).

La gestión del depósito legal de los videojuegos dependerá de si tienen o no soporte tangible:

• Videojuegos en soporte tangible

El editor o productor solicitará a la oficina de depósito legal de su provincia el número de depósito legal. Dicho número será impreso en lugar visible del soporte de la obra. Una vez editado, y antes de su distribución o venta, el editor o el productor depositará 3 ejemplares en la oficina de depósito legal donde haya solicitado el número. Con ambas gestiones acaba la obligación del editor o productor con respecto al depósito legal de una publicación. La oficina de depósito legal, distribuirá los 3 ejemplares depositados de la siguiente forma: un ejemplar para la biblioteca autonómica, otro para la biblioteca pública de la provincia y otro para la BNE.

• Videojuegos en línea

En aquellos videojuegos que se encuentren acceso libre en internet, la responsabilidad de los editores y productores consistirá en facilitar el acceso para la captura de los recursos cuando la BNE o los centros de conservación que lo requieran. Mientras que en aquellos videojuegos que se encuentren en acceso restringido, será la BNE y/o los centros de conservación de las Comunidades Autónomas los que se pondrán en contacto con los editores o productores con sede en España y estos centros enviarán un enlace para que la empresa editora o productora realice el depósito, esto es, suba los archivos correspondientes en el formato en que se hayan editado. Con el depósito de la obra se incluirán los metadatos y herramientas o software necesario para que el videojuego pueda visualizarse de forma íntegra, de tal forma que con el paso de los años un ciudadano pueda acceder al videojuego sin merma de contenido, esto es, tal y como se editó en su momento.

En la Ley 23/2011 las publicaciones impresas bajo demanda figuraban en el artículo 5 entre las obras excluidas del depósito legal. Puesto que actualmente la mayoría de los editores utilizan este método de publicación, se ha convertido en una tipología muy representativa de la edición actual, por tanto, han de ser objeto de depósito legal (Ley 8/2022, artículo único, dos, d). La cantidad de ejemplares a depositar en la Oficina de DL correspondiente será de 4 (2 para la BNE). si bien la nueva normativa contempla la posibilidad de establecer reglamentariamente la entrega de un número menor de ejemplares (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4, a).

Además de las publicaciones impresas bajo demanda, se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas, pues tienen un contenido de interés bibliográfico significativo (Ley 8/2022, artículo único, dos, f, g). La cantidad de marcapáginas a depositar será de 3 (uno de ellos para la BNE). En cuanto a los catálogos de editoriales, librerías y subastas, se entregarán 4 ejemplares (2 para la BNE), como libros o folletos que son.

Aunque los carteles figuraban entre las publicaciones objeto de depósito legal en la anterior normativa (Ley 23/2011), por omisión errónea no aparecían en el artículo 10, donde se detallaban los ejemplares que debían ingresar en la BNE. La reforma de 2022 recoge esta tipología entre los materiales para la BNE (Ley 8/2022, artículo único, siete, m).

La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas son, según la nueva normativa del DL, centros de conservación del patrimonio cinematográfico español (Ley 8/2022, artículo único, ocho).

Una vez depositada una obra en un centro de conservación no podrá ser retirada, a no ser que haya una orden judicial que así lo dictamine. En la Ley 8/2022 se deja constancia de la condición irrevocable del depósito legal entregado en cualquiera de los centros de conservación: “Una vez constituido el depósito legal, los interesados no podrán retirar las obras depositadas por el solo hecho de no desear su comunicación pública” (Ley 8/2022, artículo único, seis, 3).

Las ediciones locales de un título de diario tendrán cada una de ellas un número de depósito legal propio dependiendo de la provincia donde se editen, de cara a que cada Comunidad Autónoma reciba las versiones locales de ese título; por ejemplo, las ediciones locales de El País se recibirán en la oficina de depósito legal de la provincia donde tenga la sede el editor local. La normativa anterior obligaba a que las versiones locales de un periódico se depositaran todas donde el diario tenía la sede principal, por lo que a la oficina de DL de Madrid llegaban, por ejemplo, todas las versiones locales de un periódico. A modo de ejemplo, con la nueva normativa la versión local del ABC de Córdoba, se entregaría exclusivamente en la oficina de DL de Córdoba, y no en la de Madrid, a pesar de que la edición nacional de ese diario tiene DL de Madrid. (Ley 8/2022, artículo único, diez, 14, 3 a).

La Ley 8/2022 ha suprimido la función de alta inspección de las competencias de la BNE. No obstante, se hace alusión a que esta Institución ejercerá un papel de coordinación y asesoramiento entre los centros conservadores, así como de seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre el depósito legal, ejerciendo las siguientes funciones (Ley 8/2022, artículo único, siete, 3; artículo único, nueve, 2):

a. Velar por el cumplimiento y aplicación de los principios y valores recogidos en la Ley 23/2011 y la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal.
b. Supervisar la adecuación de toda la normativa autonómica a la Ley 23/2011 y a la Ley 8/2022.
c. Establecer mecanismos de coordinación y cooperación con las comunidades autónomas y, en concreto, con sus oficinas de depósito legal, con vistas a conseguir el cumplimiento de la ley.
d. Colaborar para la unificación de procedimientos en el conjunto de las oficinas de depósito legal y en su mejora continua.
e. Asesorar, orientar e informar a los distintos sectores de la comunidad editorial en el ejercicio de sus derechos y en el cumplimiento de sus obligaciones.

RDA - siglas de Recursos, Descripción y Acceso (en inglés, Resource Description and Access) fue desarrollado originalmente por Joint Steering Committee for Development of RDA) como parte de su plan estratégico para reemplazar las Reglas de Catalogación Angloamericanas.

RDA se define como un conjunto de elementos de datos, directrices e instrucciones para crear metadatos sobre recursos bibliotecarios de acuerdo a modelos de datos.

El RDA Steering Committee (RSC) es el responsable del mantenimiento del desarrollo y el contenido de RDA y el que lleva a cabo la revisión y modificación del texto. El desarrollo estratégico de RDA está encomendado al RDA Board.

El RSC tiene representantes regionales para recoger las propuestas de todas las partes del mundo. Europa está representada a través de EURIG (Grupo de Interés Europeo de RDA). La BNE es miembro de Eurig.

Para más información sobre RDA, su gobernanza y su mantenimiento, consúltese la sección de preguntas frecuentes de RDA (en inglés): FAQ | ALA RDA Toolkit

El texto de RDA se puede consultar en https://www.rdatoolkit.org. El acceso no es gratuito, sino que existe una subscripción de pago por licencias. El texto actual no tiene traducción al español.

El proyecto 3-R (RDA Toolkit Restructure and Redesign), realizado entre 2016 y 2020, tuvo como objetivo la reestructura y revisión de todo el texto y las funcionalidades de la web. Al mismo tiempo, se reeelaboró el contenido para conformarlo al entonces nuevo modelo de referencia, el Library Reference Model de IFLA. El texto oficial, accesible en https://access.rdatoolkit.org/, recoge todos los cambios consecuencia de este proceso.

Para más información sobre el 3R, consúltese el apartado de presentaciones del RSC (http://www.rdatoolkit.org/rsc/earlier-rsc-documents-and-presentations-2015-22). Dos de las más interesantes han sido traducidos al español por la BNE: https://www.bne.es/sites/default/files/repositorio-archivos/Glenan_El_nuevo_RDA_Toolkit_ESP.zip  y https://www.bne.es/sites/default/files/repositorio-archivos/Glenan-SES-OpCo-2020-ESP.zip

El texto antiguo, anterior a este proceso, se puede aún consultar en https://original.rdatoolkit.org/. Este acceso también es de pago y sí tiene traducción (no completa) al español.

RDA es, como su propia definición indica, un conjunto de directrices y de elementos de datos, que no resultan aplicables directamente como norma de contenido. Como resultado, todas las instituciones que deseen aplicar RDA deben de establecer unas políticas propias de aplicación (o seguir las políticas de otros centros o asociaciones). Estas políticas deben detallar los elementos básicos obligatorios y opcionales de los existentes en RDA, elegir entre las diferentes opciones posibles, dictar normas para registrar los diferentes elementos de información y también finalmente cómo codificarlos.

Los “perfiles” de la BNE expresan esas políticas en forma de un documento autónomo en el que se incluyen los elementos obligatorios, las adiciones, omisiones o alternativas por las que opta la BNE, otras políticas propias, directrices para guiar el “juicio del catalogador”, vocabularios controlados aplicables e instrucciones de codificación en MARC21.

No, los perfiles de la BNE están basados aún en el texto anterior de RDA (el conocido como “original”), y van a seguir así hasta que se completen todos los perfiles pendientes (ver siguiente pregunta). No obstante, gran parte de lo contenido en el perfil es completamente compatible con el nuevo texto.

Están previstos tantos perfiles como tipos de material se procesan en la BNE, así como otro perfil para la descripción de Agentes (registros de autoridad). La cronología prevista es la siguiente:

2023: Perfil de Monografías antiguas, perfil de Manuscritos, perfil de Cartografía y perfil de Agente.

2024. Perfil de Publicaciones Seriadas y Perfil de Material Gráfico.

Ya están publicados y accesibles los perfiles de Monografías modernas, Grabaciones sonoras, Partituras, Videograbaciones y un Perfil para la entidad Obra.

Los diversos perfiles se ajustan a las peculiaridades y características del material del que tratan. No obstante, hay determinadas instrucciones que se deben aplicar transversalmente a todo tipo de materiales, que son las relativas a los Agentes (que se recogerán en su correspondiente perfil) y a la identificación de Obras.

En identificación de obra se recogen las instrucciones que, en las antiguas reglas de catalogación, se detallaban en los capítulos 14 y 16, para seleccionar la combinación de autor y/o título con las que se identifica una obra. También se indican instrucciones para registrar otros atributos de obra, ya sea en el registro de autoridad o en el registro bibliográfico.

No obstante, para facilitar el uso de los perfiles individuales, cada uno tiene instrucciones de obra en aquellos casos que son más habituales a cada tipo de material. Para otros casos no cubiertos, se debe consultar el Perfil de Obra.

Aún es pronto para decidirlo. Una vez que se tenga todo el trabajo y cierta experiencia de uso, se podrá decidir cuál es la mejor manera de presentarlo, bien en un solo documento, en varios, o en formato web.

Hay argumentos para sostener cualquiera de los puntos de vista. Aunque hay muchas instrucciones que son similares en todos los perfiles, para los bibliotecarios especialistas en un material, es más cómodo manejar un solo documento con todas las prescripciones necesarias.